Guide för kassören

1. Din roll som kassör

Kassör är ingen egen roll: det är en underroll som administratören ger en ledare och som läggs till de övriga (lärare, tekniker). Den öppnar en enda sak, men en genomgripande: klubbens pengar. En administratör har den åtkomsten per automatik, utan att behöva underrollen.

Däremot konfigurerar du inte klubben, skapar inte andra ledares aktiviteter och tilldelar inga roller: det förblir administratörens område.

2. Nå klubbens ekonomi

Administratören ger dig underrollen från din profil i medlemsregistret. Rubriken Ekonomi dyker då upp i sidomenyn, med fyra ingångar:

Transaktioner — alla betalningar till klubben och deras status.
Ekonomi — intäkter och utgifter, utläggsräkningar, betalningar utanför appen.
Priser och betalningar — säsongens medlemsavgifter, priser, obetalda poster.
Bokföring — resultat, budget, avstämning, bokslut, kvitton, export.

💡 Dina behörigheter laddas när sessionen öppnas. Om rubriken Ekonomi inte dyker upp direkt efter att underrollen tilldelats, logga ut och logga in igen.

3. Intäkter, utgifter och manuella poster

Onlinebetalningar matar journalen automatiskt: en kursanmälan, en plats på ett evenemang, en butiksbeställning eller en medlemsavgift betald med kort hamnar där utan att skrivas in på nytt. Ditt arbete rör allt som inte är automatiskt.

Betalningar utanför appen — registrera kontanter och checkar så att journalen speglar kassans verkliga ställning.
Utläggsräkningar — utgifter som volontärer och ledare haft, med underlaget bifogat.
Återbetalningar — följs från transaktionerna, även de som hanterats utanför appen.

4. Medlemsavgifter, priser och obetalda poster

Skärmen Priser och betalningar samlar det en kassör söker vid säsongsstart: klubbens prispolicy i klartext, priset för varje aktivitet skrivskyddat och listan över säsongens medlemsavgifter — med möjlighet att, per medlem, ta betalt, påminna eller annullera.

En lista över obetalda poster går tvärs över områdena: medlemsavgifter, kurser och evenemang står tillsammans, vilket sparar tre skärmar för att se vem som är skyldig vad.

5. Resultat, budget och bankavstämning

Modulen Bokföring arbetar på det räkenskapsår du väljer, enligt klubbens kontoplan (fransk eller generisk plan).

Resultat — inbetalningar, utbetalningar och årets resultat, fördelade per kategori och exporterbara som PDF.
Budget — årsbudgeten per kategori, att ställa mot utfallet.
Avstämning — importera kontoutdraget som CSV, matcha dess rader mot journalens poster och filtrera på det som ännu inte stämts av.

6. Bokslut, gåvokvitton och bokföringsexport

Bokslut — låser räkenskapsåret. När det är stängt kan posterna inte längre ändras: det är det som gör räkenskaperna hållbara.
Kvitton — genererar gåvokvitton som PDF.
Export — matar ut journalen som CSV och PDF, avsedd för din revisor.

💡 SmartFalco för kontantbokföring — det som faktiskt tagits emot och betalats ut. Det beräknar ingen moms och för ingen periodiserad bokföring: det hör till din revisor, som exporten matar.