💰 Οδηγός του ταμία

1. Ο ρόλος σας ως ταμίας

Ο ταμίας δεν είναι αυτοτελής ρόλος: είναι ένας υπο-ρόλος που ο διαχειριστής αποδίδει σε έναν εμψυχωτή και ο οποίος σωρεύεται με τους υπόλοιπους (καθηγητής, τεχνικός). Ανοίγει ένα μόνο πράγμα, αλλά οριζόντιο: τα χρήματα του συλλόγου. Ο διαχειριστής έχει αυτή την πρόσβαση αυτοδικαίως, χωρίς να χρειάζεται τον υπο-ρόλο.

Αντιθέτως, δεν διαμορφώνετε τον σύλλογο, δεν δημιουργείτε τις δραστηριότητες των άλλων εμψυχωτών και δεν αποδίδετε ρόλους: αυτά παραμένουν αρμοδιότητα του διαχειριστή.

2. Πρόσβαση στα οικονομικά του συλλόγου

Ο διαχειριστής σάς αποδίδει τον υπο-ρόλο από την καρτέλα σας, στον κατάλογο μελών. Η ενότητα Οικονομικά εμφανίζεται τότε στο πλαϊνό μενού, με τέσσερις καταχωρίσεις:

• Συναλλαγές — όλες οι πληρωμές του συλλόγου και η κατάστασή τους.
• Οικονομικά — έσοδα και δαπάνες, καταστάσεις εξόδων, πληρωμές εκτός εφαρμογής.
• Τιμές και πληρωμές — συνδρομές της σεζόν, τιμές, ανεξόφλητα.
• Λογιστική — αποτέλεσμα, προϋπολογισμός, συμφωνία, κλείσιμο, αποδείξεις, εξαγωγή.

3. Εισπράξεις, δαπάνες και χειροκίνητες εγγραφές

Οι διαδικτυακές πληρωμές τροφοδοτούν το ημερολόγιο αυτόματα: μια εγγραφή σε μάθημα, μια θέση σε εκδήλωση, μια παραγγελία από το κατάστημα ή μια συνδρομή που πληρώθηκε με κάρτα καταχωρούνται χωρίς επανεισαγωγή. Η δουλειά σας αφορά ό,τι δεν είναι αυτόματο.

• Πληρωμές εκτός εφαρμογής — καταχωρίστε μετρητά και επιταγές, ώστε το ημερολόγιο να αποτυπώνει την πραγματική κατάσταση του ταμείου.
• Καταστάσεις εξόδων — οι δαπάνες που ανέλαβαν εθελοντές και εμψυχωτές, με το παραστατικό τους συνημμένο.
• Επιστροφές χρημάτων — παρακολουθούνται από τις συναλλαγές, ακόμη και όσες διεκπεραιώθηκαν εκτός εφαρμογής.

4. Συνδρομές, τιμές και ανεξόφλητα

Η οθόνη Τιμές και πληρωμές συγκεντρώνει όσα αναζητά ένας ταμίας στην αρχή της σεζόν: την τιμολογιακή πολιτική του συλλόγου διατυπωμένη καθαρά, την τιμή κάθε δραστηριότητας μόνο για ανάγνωση και τον κατάλογο των συνδρομών της σεζόν — με δυνατότητα, ανά μέλος, είσπραξης, υπενθύμισης ή ακύρωσης.

Ένας κατάλογος ανεξόφλητων διατρέχει τους τομείς: συνδρομές, μαθήματα και εκδηλώσεις εμφανίζονται μαζί, γεγονός που γλιτώνει το άνοιγμα τριών οθονών για να δείτε ποιος οφείλει τι.

5. Αποτέλεσμα, προϋπολογισμός και τραπεζική συμφωνία

Η ενότητα Λογιστική εργάζεται πάνω στη χρήση που επιλέγετε, σύμφωνα με το λογιστικό σχέδιο του συλλόγου (γαλλικό ή γενικό σχέδιο).

• Αποτέλεσμα — εισπράξεις, πληρωμές και αποτέλεσμα της χρήσης, κατανεμημένα ανά κατηγορία και εξαγώγιμα σε PDF.
• Προϋπολογισμός — ο ετήσιος προϋπολογισμός ανά κατηγορία, προς αντιπαραβολή με τον απολογισμό.
• Συμφωνία — εισαγάγετε το τραπεζικό αντίγραφο σε CSV, αντιστοιχίστε τις γραμμές του με τις εγγραφές του ημερολογίου και φιλτράρετε ό,τι παραμένει ασυμφώνητο.

6. Κλείσιμο, αποδείξεις δωρεών και λογιστική εξαγωγή

• Κλείσιμο — κλειδώνει τη χρήση. Μετά το κλείσιμο, οι εγγραφές της δεν μπορούν πλέον να τροποποιηθούν: αυτό ακριβώς καθιστά τους λογαριασμούς αδιάβλητους.
• Αποδείξεις — παράγει τις αποδείξεις δωρεών σε PDF.
• Εξαγωγή — εξάγει το ημερολόγιο σε CSV και PDF, προορισμένο για τον λογιστή σας.