💰 Gids voor de penningmeester

1. Uw rol als penningmeester

Penningmeester is geen zelfstandige rol: het is een subrol die de beheerder aan een begeleider toekent en die optelt bij de andere (docent, technicus). Zij opent één ding, maar een dwarsdoorsnijdend ding: het geld van de club. Een beheerder heeft die toegang van rechtswege, zonder de subrol nodig te hebben.

U configureert daarentegen de club niet, maakt de activiteiten van andere begeleiders niet aan en kent geen rollen toe: dat blijft het domein van de beheerder.

2. Toegang tot de clubfinanciën

De beheerder kent u de subrol toe vanuit uw fiche in de ledenlijst. De rubriek Financiën verschijnt dan in het zijmenu, met vier ingangen:

• Transacties — alle betalingen aan de club en hun status.
• Financiën — inkomsten en uitgaven, onkostennota's, offline betalingen.
• Tarieven & betalingen — contributies van het seizoen, tarieven, openstaande posten.
• Boekhouding — resultaat, budget, afstemming, afsluiting, bewijzen, export.

3. Inkomsten, uitgaven en handmatige boekingen

Onlinebetalingen voeden het journaal automatisch: een inschrijving voor een cursus, een plaats op een evenement, een winkelbestelling of een met kaart betaalde contributie komen er zonder overtypen in terecht. Uw werk gaat over alles wat niet automatisch is.

• Offline betalingen — registreer contanten en cheques zodat het journaal de werkelijke kasstand weergeeft.
• Onkostennota's — kosten gemaakt door vrijwilligers en begeleiders, met hun bewijsstuk erbij.
• Terugbetalingen — gevolgd vanuit de transacties, ook die offline zijn afgehandeld.

4. Contributies, tarieven en openstaande posten

Het scherm Tarieven & betalingen bundelt wat een penningmeester aan het begin van het seizoen zoekt: het prijsbeleid van de club in heldere zinnen, het tarief van elke activiteit alleen-lezen, en de lijst van contributies van het seizoen — met per lid de mogelijkheid te innen, te herinneren of te annuleren.

Een lijst van openstaande posten snijdt dwars door de domeinen: contributies, cursussen en evenementen staan er samen in, wat drie schermen bespaart om te weten wie wat verschuldigd is.

5. Resultaat, budget en bankafstemming

De module Boekhouding werkt op het boekjaar dat u kiest, volgens het rekeningschema van de club (Frans of generiek schema).

• Resultaat — ontvangsten, uitgaven en resultaat van het boekjaar, uitgesplitst per categorie en exporteerbaar als PDF.
• Budget — het jaarbudget per categorie, af te zetten tegen de realisatie.
• Afstemming — importeer het bankafschrift als CSV, koppel de regels aan de journaalboekingen en filter op wat nog niet is afgestemd.

6. Afsluiting, giftbewijzen en boekhoudkundige export

• Afsluiting — vergrendelt het boekjaar. Eenmaal afgesloten kunnen de boekingen niet meer worden gewijzigd: dat is wat de rekeningen houdbaar maakt.
• Bewijzen — genereert giftbewijzen als PDF.
• Export — voert het journaal uit als CSV en PDF, bestemd voor uw accountant.