SmartFalco
1. Twoja rola skarbnika
Skarbnik nie jest osobną rolą: to podrola, którą administrator nadaje instruktorowi i która sumuje się z pozostałymi (nauczyciel, technik). Otwiera jedną rzecz, ale przekrojową: pieniądze klubu. Administrator ma do nich dostęp z urzędu, bez potrzeby posiadania podroli.
Nie konfigurujesz natomiast klubu, nie tworzysz zajęć innych instruktorów i nie nadajesz ról: to pozostaje domeną administratora.
2. Dostęp do finansów klubu
Administrator nadaje Ci podrolę z poziomu Twojej karty w katalogu członków. W menu bocznym pojawia się wtedy sekcja Finanse z czterema pozycjami:
- Transakcje — wszystkie płatności klubu i ich status.
- Finanse — przychody i wydatki, rozliczenia kosztów, płatności poza systemem.
- Cennik i płatności — składki sezonu, ceny, zaległości.
- Księgowość — wynik, budżet, uzgodnienie, zamknięcie, pokwitowania, eksport.
3. Wpływy, wydatki i zapisy ręczne
Płatności online zasilają dziennik automatycznie: zapis na zajęcia, miejsce na wydarzeniu, zamówienie w sklepie czy składka opłacona kartą trafiają tam bez ponownego wpisywania. Twoja praca dotyczy tego, co nie jest automatyczne.
- Płatności poza systemem — rejestruj gotówkę i czeki, aby dziennik odzwierciedlał rzeczywisty stan kasy.
- Rozliczenia kosztów — wydatki poniesione przez wolontariuszy i instruktorów, z załączonym dowodem.
- Zwroty — śledzone z poziomu transakcji, także te obsłużone poza systemem.
4. Składki, cenniki i zaległości
Ekran Cennik i płatności zbiera to, czego skarbnik szuka na początku sezonu: politykę cenową klubu wyrażoną wprost, cenę każdej aktywności w trybie odczytu oraz listę składek sezonu — z możliwością pobrania, przypomnienia lub anulowania dla każdego członka.
Lista zaległości przecina dziedziny: składki, zajęcia i wydarzenia figurują razem, co oszczędza otwierania trzech ekranów, by ustalić, kto co jest winien.
5. Wynik, budżet i uzgodnienie bankowe
Moduł Księgowość pracuje na wybranym przez Ciebie roku obrotowym, zgodnie z planem kont klubu (plan francuski lub ogólny).
- Wynik — wpływy, wypłaty i wynik roku, w podziale na kategorie, z eksportem do PDF.
- Budżet — budżet roczny w podziale na kategorie, do zestawienia z wykonaniem.
- Uzgodnienie — zaimportuj wyciąg bankowy w CSV, dopasuj jego wiersze do zapisów dziennika i filtruj to, co pozostaje nieuzgodnione.
6. Zamknięcie, pokwitowania darowizn i eksport księgowy
- Zamknięcie — blokuje rok obrotowy. Po zamknięciu jego zapisów nie można już zmieniać: to właśnie czyni sprawozdanie wiarygodnym.
- Pokwitowania — generuje pokwitowania darowizn w PDF.
- Eksport — wyprowadza dziennik w CSV i PDF, z myślą o Twoim księgowym.