💰 Leitfaden für Schatzmeister

1. Ihre Aufgabe als Schatzmeister

Schatzmeister ist keine eigenständige Rolle: Es ist eine Unterrolle, die der Administrator einem Betreuer zuweist und die sich mit den anderen (Lehrer, Techniker) summiert. Sie öffnet nur eine Sache, dafür eine übergreifende: das Geld des Vereins. Ein Administrator hat diesen Zugang von Rechts wegen, ohne die Unterrolle zu benötigen.

Sie konfigurieren dagegen nicht den Verein, legen nicht die Aktivitäten anderer Betreuer an und vergeben keine Rollen: Das bleibt Sache des Administrators.

2. Zugriff auf die Vereinsfinanzen

Der Administrator weist Ihnen die Unterrolle über Ihre Akte im Mitgliederverzeichnis zu. Die Rubrik Finanzen erscheint daraufhin in der Seitenleiste, mit vier Einträgen:

• Transaktionen — sämtliche Zahlungen an den Verein und ihr Status.
• Finanzen — Einnahmen und Ausgaben, Spesenabrechnungen, Offline-Zahlungen.
• Preise & Zahlungen — Beiträge der Saison, Preise, offene Posten.
• Buchhaltung — Ergebnis, Budget, Abgleich, Abschluss, Quittungen, Export.

3. Einnahmen, Ausgaben und manuelle Buchungen

Online-Zahlungen fließen automatisch ins Journal: eine Kursanmeldung, ein Veranstaltungsplatz, eine Shop-Bestellung oder ein per Karte gezahlter Beitrag landen dort ohne erneute Eingabe. Ihre Arbeit betrifft alles, was nicht automatisch ist.

• Offline-Zahlungen — erfassen Sie Bargeld und Schecks, damit das Journal den tatsächlichen Kassenstand abbildet.
• Spesenabrechnungen — Auslagen von Ehrenamtlichen und Betreuern, mit angehängtem Beleg.
• Erstattungen — über die Transaktionen verfolgt, auch die offline abgewickelten.

4. Beiträge, Preise und offene Posten

Der Bildschirm Preise & Zahlungen bündelt, was ein Schatzmeister zu Saisonbeginn sucht: die Preispolitik des Vereins in klaren Sätzen, den Preis jeder Aktivität schreibgeschützt und die Liste der Saisonbeiträge — mit der Möglichkeit, je Mitglied einzuziehen, zu mahnen oder zu stornieren.

Eine Liste offener Posten geht quer durch die Bereiche: Beiträge, Kurse und Veranstaltungen stehen zusammen, was drei Bildschirme spart, um zu sehen, wer was schuldet.

5. Ergebnis, Budget und Bankabgleich

Das Modul Buchhaltung arbeitet auf dem von Ihnen gewählten Geschäftsjahr, nach dem Kontenplan des Vereins (französischer oder generischer Plan).

• Ergebnis — Einzahlungen, Auszahlungen und Jahresergebnis, nach Kategorie aufgeschlüsselt und als PDF exportierbar.
• Budget — das Jahresbudget je Kategorie, dem Ist gegenüberzustellen.
• Abgleich — importieren Sie den Kontoauszug als CSV, ordnen Sie seine Zeilen den Journalbuchungen zu und filtern Sie auf das noch nicht Abgeglichene.

6. Abschluss, Spendenquittungen und Buchhaltungsexport

• Abschluss — sperrt das Geschäftsjahr. Nach dem Abschluss lassen sich seine Buchungen nicht mehr ändern: Genau das macht die Rechnungslegung belastbar.
• Quittungen — erzeugt Spendenquittungen als PDF.
• Export — gibt das Journal als CSV und PDF aus, bestimmt für Ihren Steuerberater.