Guide du trésorier — SmartFalco

1. Votre rôle de trésorier

Trésorier n'est pas un rôle à part entière : c'est un sous-rôle que l'administrateur attribue à un animateur, et qui se cumule avec les autres (professeur, technicien). Il n'ouvre qu'une chose, mais elle est transverse : l'argent du club. L'administrateur y accède de droit, sans avoir besoin du sous-rôle.

En revanche, vous ne configurez pas le club, ne créez pas les activités des autres animateurs et n'attribuez pas les rôles : cela reste le domaine de l'administrateur.

2. Accéder aux finances du club

L'administrateur vous attribue le sous-rôle depuis votre fiche, dans le répertoire des membres. La rubrique Finances apparaît alors dans le menu latéral, avec quatre entrées :

Transactions — tous les paiements du club et leur statut.
Finance — recettes et dépenses, notes de frais, règlements hors ligne.
Tarifs & paiements — cotisations de la saison, tarifs, impayés.
Comptabilité — résultat, budget, rapprochement, clôture, reçus, export.

💡 Vos droits sont chargés à l'ouverture de la session. Si la rubrique Finances n'apparaît pas juste après l'attribution du sous-rôle, déconnectez-vous puis reconnectez-vous.

3. Encaissements, dépenses et écritures manuelles

Les paiements en ligne alimentent le journal automatiquement : une inscription à un cours, une place d'événement, une commande boutique ou une cotisation réglée par carte y entrent sans ressaisie. Votre travail porte sur ce qui n'est pas automatique.

Règlements hors ligne — enregistrez les espèces et les chèques pour que le journal reflète l'état réel de la caisse.
Notes de frais — les dépenses engagées par les bénévoles et les animateurs, avec leur justificatif joint.
Remboursements — suivis depuis les transactions, y compris ceux traités hors ligne.

4. Cotisations, tarifs et impayés

L'écran Tarifs & paiements rassemble ce qu'un trésorier cherche en début de saison : la politique tarifaire du club énoncée en clair, le tarif de chaque activité en lecture seule, et la liste des cotisations de la saison — avec, pour chaque membre, la possibilité d'encaisser, de relancer ou d'annuler.

Une liste des impayés traverse les domaines : cotisations, cours et événements y figurent ensemble, ce qui évite d'ouvrir trois écrans pour savoir qui doit quoi.

5. Résultat, budget et rapprochement bancaire

Le module Comptabilité travaille sur l'exercice que vous sélectionnez, selon le plan comptable du club (plan français ou plan générique).

Résultat — encaissements, décaissements et résultat de l'exercice, ventilés par catégorie et exportables en PDF.
Budget — le budget annuel par catégorie, à confronter au réalisé.
Rapprochement — importez le relevé bancaire au format CSV, lettrez ses lignes avec les écritures du journal, et filtrez sur ce qui reste non rapproché.

6. Clôture, reçus de dons et export comptable

Clôture — verrouille l'exercice. Une fois clos, ses écritures ne peuvent plus être modifiées : c'est ce qui rend les comptes opposables.
Reçus — génère les reçus de dons au format PDF.
Export — sort le journal en CSV et en PDF, à destination de votre expert-comptable.

💡 SmartFalco tient une comptabilité de trésorerie — ce qui est réellement encaissé et décaissé. Il ne calcule pas la TVA et ne tient pas de comptabilité d'engagement : ces traitements relèvent de votre expert-comptable, que l'export alimente.