🛠️ Guide för administratören

1. Skapa din klubb

Efter att du skapat ditt konto väljer du « Skapa en klubb ». En guide leder dig genom några steg:

1. Klubbens identitet — namn, beskrivning, adress, logotyp.
2. Säsong — SmartFalco skapar automatiskt en årssäsong (som standard september till juni); du kan justera dess datum. Kurser och medlemsavgifter kopplas till den.
3. Grundkonfiguration — de grundläggande modulerna är föraktiverade.
4. Betalningar (valfritt) — anslut ett Stripe-konto för att ta betalt online; du kan göra det senare.

Klubbens skapare blir automatiskt dess första administratör.

2. Konfigurera klubben och dess moduler

I Klubbinställningar väljer du vilka moduler som är synliga för dina medlemmar: kurser, evenemang, butik, resurser, nyheter, radannonser, licenser, sponsorer, bokföring… Tillgången till vissa moduler beror på ert abonnemang.

Anpassade formulär

Varje modul (medlemmar, kurser, evenemang…) använder ett konfigurerbart formulär: du kan lägga till, byta namn på, göra obligatoriska eller dölja fält (text, datum, adress, bilaga, referens…). Dina medlemmar fyller bara i det som er klubb behöver.

Begärda dokument

Definiera obligatoriska dokument (läkarintyg, intyg, föräldratillstånd…) vid medlemskap, vid anmälan till en kurs eller ett evenemang, eller för en licens. Appen begär dem automatiskt av berörda medlemmar och du godkänner dem med ett klick.

3. Bjuda in och hantera medlemmar

• Inbjudan via e-post — skicka en inbjudan från registret; mottagaren går med i klubben med ett klick, även utan befintligt konto.
• Medlemsansökningar — personer som hittar din klubb kan ansöka om att gå med; du godkänner eller avslår varje ansökan.
• Familjeprofiler — en förälder kan skriva in sina barn under sitt eget konto; varje barn visas som en fullvärdig medlem i ert register.

Medlemsregistret samlar profiler, kontaktuppgifter, medlemsstatus, avgifter och dokument. Du kan kontakta en medlem via interna meddelanden direkt från dennes profil.

4. Roller och underroller

• Administratör — full tillgång till klubbens administration och inställningar.
• Ledare — skapar och hanterar sina kurser och evenemang, följer närvaron.
• Medlem — deltar i aktiviteterna, anmäler sig och betalar online.

En ledare kan kombinera flera underroller:

• Lärare — identifierar klubbens instruktörer (HR-profiler, koppling till säsongen).
• Kassör — ger tillgång till klubbens bokföring.
• Tekniker — för hantering av material och resurser.
• Licenser — handlägger förbundslicenserna och får öppna de handlingar en licens kräver (beslutet om godkännande ligger kvar hos administratören).

5. Kurser, evenemang och turneringar

• Kurser — aktiviteter över hela året kopplade till säsongen (tider, kapacitet, avgift, lärare). Onlineanmälningar kan kräva dokument och betalning.
• Evenemang — enstaka eller återkommande, gratis eller mot betalning, med kapacitetshantering och automatiska påminnelser.
• Turneringar — organisera interna tävlingar med särskilda anmälningar.

6. Onlinebetalningar (Stripe)

Anslut klubbens Stripe-konto (inbyggd guide i inställningarna). Inbetalningarna — medlemsavgifter, anmälningar till kurser och evenemang, butik, resurser — går direkt till er klubbs Stripe-konto; SmartFalco tar inte ut någon extra provision.

• Uppföljning i realtid av betalningar och deras status.
• Återbetalningar hanteras från appen (inklusive manuell återbetalning utanför appen).
• Möjlighet att registrera betalningar med kontanter eller check för en komplett överblick.

7. Butik, resurser, licenser, sponsorer, dokument

Webbutik

Sälj klubbens utrustning och produkter. Den publika katalogen kan delas via en enkel länk — dina köpare behöver inget konto för att beställa.

Strukturer & utrustning (klubbens tillgångar)

Planer, lokaler, material — till utlåning eller förbrukning, gratis eller mot betalning. Bokning per tidslucka, hantering av exemplar, fakturering per medlem.

Förbundslicenser

Följ era medlemmars licenser (flera förbund, flera idrotter), de tillhörande läkarintygen och deras giltighetsdatum.

Sponsorer & partner

Partnerregister, partnernivåer, publik visning, uppföljning av sponsorintäkter och generering av avtal.

Klubbens dokumentpärm

Klubbens gemensamma hylla: stadgar, interna regler, årsmötesprotokoll, brevmallar. Klubbens personal publicerar (titel, beskrivning, version, etiketter, bifogad fil) och varje medlem läser. Här finns varken sekretessbelagda handlingar eller något godkännandeflöde: det som läggs in syns för alla medlemmar.

8. Bokföring och kassa

Bokföringsmodulen för en kassajournal (intäkter/utgifter) som fylls i automatiskt av onlinebetalningarna och kompletteras med dina manuella poster. Landsanpassade kategorier, låsta periodbokslut, exporter till er revisor. Tillgänglig för administratören och underrollen kassör.

9. Klubbens abonnemang

Varje klubb börjar med en gratis provperiod på 60 dagar, utan betalkort och med alla funktioner i Pro-planen. Därefter hanteras klubbens abonnemang av dess administratör från sitt SmartFalco-konto; ett planbyte tillämpas med proportionell justering. Om en kvot nås raderas ingenting: en större plan gör det helt enkelt möjligt att skapa igen. Utan abonnemang när provperioden slutar blir klubben skrivskyddad: allt kan fortfarande visas och exporteras, men inget kan längre skapas eller ändras.

10. Säkerhetskopiering och data

• Klubbens data lagras i Europa och säkerhetskopieras automatiskt.
• GDPR-efterlevnad: varje medlem kan exportera eller radera sina personuppgifter (se integritetspolicyn).
• Modereringen av publicerat innehåll (annonser, meddelanden) låter dig hantera medlemmarnas anmälningar.

11. Hitta hjälp

Appen bär sin egen hjälp: posten Hjälp, fäst längst ned i sidomenyn.

• Vanliga frågor, med filtret ”Hjälp om den här sidan” som bara visar det som rör sidan du kommer från.
• Rapportera ett problem — beskriv vad som inte fungerar; svaret kommer under ”Mina rapporter”. Ikonen 🐞 i listen bifogar en skärmbild av den berörda sidan.
• Användarhandbok — den här guiden, öppnad på sidan för din roll och på ditt språk.