🛠️ Przewodnik administratora

1. Utwórz swój klub

Po utworzeniu konta wybierz „Utwórz klub”. Asystent poprowadzi Cię w kilku krokach:

1. Tożsamość klubu — nazwa, opis, adres, logo.
2. Sezon — SmartFalco automatycznie tworzy sezon roczny (domyślnie od września do czerwca); możesz dostosować jego daty. Zajęcia i składki są z nim powiązane.
3. Konfiguracja podstawowa — podstawowe moduły są wstępnie włączone.
4. Płatności (opcjonalnie) — podłącz konto Stripe, aby przyjmować płatności online; możesz to zrobić później.

Twórca klubu automatycznie staje się jego pierwszym administratorem.

2. Konfiguracja klubu i jego modułów

W Ustawieniach klubu wybierasz, które moduły są widoczne dla Twoich członków: zajęcia, wydarzenia, sklep, zasoby, aktualności, drobne ogłoszenia, licencje, sponsorzy, księgowość… Dostępność niektórych modułów zależy od Twojego planu abonamentowego.

Konfigurowalne formularze

Każdy moduł (członkowie, zajęcia, wydarzenia…) korzysta z konfigurowalnego formularza: możesz dodawać pola, zmieniać ich nazwy, ustawiać je jako wymagane lub ukrywać (tekst, data, adres, załącznik, odnośnik…). Twoi członkowie wypełniają tylko to, czego potrzebuje Twój klub.

Wymagane dokumenty

Zdefiniuj wymagane dokumenty (zaświadczenie lekarskie, oświadczenie, zgoda rodzica…) przy przystąpieniu do klubu, zapisie na zajęcia lub wydarzenie albo dla licencji. Aplikacja automatycznie zażąda ich od odpowiednich członków, a Ty zatwierdzisz je jednym kliknięciem.

3. Zapraszanie i zarządzanie członkami

• Zaproszenie e-mailem — z poziomu bazy członków wyślij zaproszenie; odbiorca dołącza do klubu jednym kliknięciem, nawet jeśli nie ma jeszcze konta.
• Prośby o dołączenie — osoby, które znajdą Twój klub, mogą poprosić o dołączenie; każdą prośbę akceptujesz lub odrzucasz.
• Profile rodzinne — rodzic może zapisać dzieci w ramach własnego konta; każde dziecko pojawia się w Twojej bazie jako pełnoprawny członek.

Baza członków gromadzi karty, dane kontaktowe, status członkostwa, składki i dokumenty. Możesz skontaktować się z członkiem przez wewnętrzny komunikator bezpośrednio z jego karty.

4. Role i podrole

• Administrator — pełny dostęp do zarządzania i ustawień klubu.
• Animator — tworzy i zarządza swoimi zajęciami i wydarzeniami, śledzi obecności.
• Członek — uczestniczy w aktywnościach, zapisuje się i płaci online.

Animator może łączyć kilka podról:

• Nauczyciel — oznacza instruktorów klubu (karty kadrowe, powiązanie z sezonem).
• Skarbnik — daje dostęp do księgowości klubu.
• Technik — do zarządzania sprzętem i zasobami.

5. Zajęcia, wydarzenia i turnieje

• Zajęcia — aktywności całoroczne powiązane z sezonem (terminy, liczba miejsc, cena, nauczyciel). Zapisy online mogą wymagać dokumentów i płatności.
• Wydarzenia — jednorazowe lub cykliczne, bezpłatne lub płatne, z zarządzaniem liczbą miejsc i automatycznymi przypomnieniami.
• Turnieje — organizuj wewnętrzne zawody z dedykowanymi zapisami.

6. Płatności online (Stripe)

Podłącz konto Stripe swojego klubu (asystent wbudowany w ustawienia). Wpłaty — składki, zapisy na zajęcia i wydarzenia, sklep, zasoby — trafiają bezpośrednio na konto Stripe Twojego klubu; SmartFalco nie pobiera żadnej dodatkowej prowizji.

• Śledzenie płatności i ich statusu w czasie rzeczywistym.
• Zwroty obsługiwane z poziomu aplikacji (w tym ręczny zwrot poza systemem).
• Możliwość rejestrowania wpłat gotówką lub czekiem dla pełnego obrazu finansów.

7. Sklep, zasoby, licencje, sponsorzy

Sklep internetowy

Sprzedawaj sprzęt i produkty klubu. Publiczny katalog można udostępnić zwykłym linkiem — kupujący nie potrzebują konta, aby złożyć zamówienie.

Struktury i sprzęt (majątek klubu)

Boiska, sale, sprzęt — na wypożyczenie lub zużywalne, bezpłatne lub płatne. Rezerwacja według terminów, zarządzanie egzemplarzami, rozliczenia poszczególnych członków.

Licencje federacyjne

Śledź licencje swoich członków (wiele federacji, wiele dyscyplin), powiązane zaświadczenia lekarskie i ich terminy ważności.

Sponsorzy i partnerzy

Rejestr partnerów, poziomy partnerstwa, publiczna wizytówka, śledzenie wpłat sponsoringowych i generowanie umów.

8. Księgowość i finanse

Moduł księgowości prowadzi dziennik kasowy (przychody/wydatki) zasilany automatycznie przez płatności online i uzupełniany Twoimi ręcznymi zapisami. Kategorie dostosowane do kraju, zablokowane zamknięcia okresów, eksporty dla Twojego księgowego. Dostępny dla administratora i podroli skarbnik.

9. Abonament klubu

SmartFalco jest darmowy do 10 członków. Powyżej tej liczby wybierz plan (Starter, Pro, Business) odpowiedni do wielkości Twojego klubu — zobacz stronę Cennik. Zmiany planu dokonasz w ustawieniach klubu, z rozliczeniem proporcjonalnym. Jeśli limit zostanie osiągnięty, nic nie jest usuwane: aplikacja po prostu zaprosi Cię do przejścia na wyższy plan.

10. Kopie zapasowe i dane

• Dane klubu są przechowywane w Europie i automatycznie zabezpieczane kopiami zapasowymi.
• Zgodność z RODO: każdy członek może wyeksportować lub usunąć swoje dane osobowe (zobacz politykę prywatności).
• Moderacja publikowanych treści (ogłoszenia, wiadomości) pozwala rozpatrywać zgłoszenia członków.