🛠️ Przewodnik administratora

1. Utwórz swój klub

Po utworzeniu konta wybierz „Utwórz klub”. Asystent poprowadzi Cię w kilku krokach:

1. Tożsamość klubu — nazwa, opis, adres, logo.
2. Sezon — SmartFalco automatycznie tworzy sezon roczny (domyślnie od września do czerwca); możesz dostosować jego daty. Zajęcia i składki są z nim powiązane.
3. Konfiguracja podstawowa — podstawowe moduły są wstępnie włączone.
4. Płatności (opcjonalnie) — podłącz konto Stripe, aby przyjmować płatności online; możesz to zrobić później.

Twórca klubu automatycznie staje się jego pierwszym administratorem.

2. Konfiguracja klubu i jego modułów

W Ustawieniach klubu wybierasz, które moduły są widoczne dla Twoich członków: zajęcia, wydarzenia, sklep, zasoby, aktualności, drobne ogłoszenia, licencje, sponsorzy, księgowość… Dostępność niektórych modułów zależy od Twojego planu abonamentowego.

Konfigurowalne formularze

Każdy moduł (członkowie, zajęcia, wydarzenia…) korzysta z konfigurowalnego formularza: możesz dodawać pola, zmieniać ich nazwy, ustawiać je jako wymagane lub ukrywać (tekst, data, adres, załącznik, odnośnik…). Twoi członkowie wypełniają tylko to, czego potrzebuje Twój klub.

Wymagane dokumenty

Zdefiniuj wymagane dokumenty (zaświadczenie lekarskie, oświadczenie, zgoda rodzica…) przy przystąpieniu do klubu, zapisie na zajęcia lub wydarzenie albo dla licencji. Aplikacja automatycznie zażąda ich od odpowiednich członków, a Ty zatwierdzisz je jednym kliknięciem.

3. Zapraszanie i zarządzanie członkami

• Zaproszenie e-mailem — z poziomu bazy członków wyślij zaproszenie; odbiorca dołącza do klubu jednym kliknięciem, nawet jeśli nie ma jeszcze konta.
• Prośby o dołączenie — osoby, które znajdą Twój klub, mogą poprosić o dołączenie; każdą prośbę akceptujesz lub odrzucasz.
• Profile rodzinne — rodzic może zapisać dzieci w ramach własnego konta; każde dziecko pojawia się w Twojej bazie jako pełnoprawny członek.

Baza członków gromadzi karty, dane kontaktowe, status członkostwa, składki i dokumenty. Możesz skontaktować się z członkiem przez wewnętrzny komunikator bezpośrednio z jego karty.

4. Role i podrole

• Administrator — pełny dostęp do zarządzania i ustawień klubu.
• Animator — tworzy i zarządza swoimi zajęciami i wydarzeniami, śledzi obecności.
• Członek — uczestniczy w aktywnościach, zapisuje się i płaci online.

Animator może łączyć kilka podról:

• Nauczyciel — oznacza instruktorów klubu (karty kadrowe, powiązanie z sezonem).
• Skarbnik — daje dostęp do księgowości klubu.
• Technik — do zarządzania sprzętem i zasobami.
• Licencje — prowadzi licencje związkowe i może otwierać dokumenty wymagane przez licencję (decyzja o zatwierdzeniu pozostaje przy administratorze).

5. Zajęcia, wydarzenia i turnieje

• Zajęcia — aktywności całoroczne powiązane z sezonem (terminy, liczba miejsc, cena, nauczyciel). Zapisy online mogą wymagać dokumentów i płatności.
• Wydarzenia — jednorazowe lub cykliczne, bezpłatne lub płatne, z zarządzaniem liczbą miejsc i automatycznymi przypomnieniami.
• Turnieje — organizuj wewnętrzne zawody z dedykowanymi zapisami.

6. Płatności online (Stripe)

Podłącz konto Stripe swojego klubu (asystent wbudowany w ustawienia). Wpłaty — składki, zapisy na zajęcia i wydarzenia, sklep, zasoby — trafiają bezpośrednio na konto Stripe Twojego klubu; SmartFalco nie pobiera żadnej dodatkowej prowizji.

• Śledzenie płatności i ich statusu w czasie rzeczywistym.
• Zwroty obsługiwane z poziomu aplikacji (w tym ręczny zwrot poza systemem).
• Możliwość rejestrowania wpłat gotówką lub czekiem dla pełnego obrazu finansów.

7. Sklep, zasoby, licencje, sponsorzy, dokumenty

Sklep internetowy

Sprzedawaj sprzęt i produkty klubu. Publiczny katalog można udostępnić zwykłym linkiem — kupujący nie potrzebują konta, aby złożyć zamówienie.

Struktury i sprzęt (majątek klubu)

Boiska, sale, sprzęt — na wypożyczenie lub zużywalne, bezpłatne lub płatne. Rezerwacja według terminów, zarządzanie egzemplarzami, rozliczenia poszczególnych członków.

Licencje federacyjne

Śledź licencje swoich członków (wiele federacji, wiele dyscyplin), powiązane zaświadczenia lekarskie i ich terminy ważności.

Sponsorzy i partnerzy

Rejestr partnerów, poziomy partnerstwa, publiczna wizytówka, śledzenie wpłat sponsoringowych i generowanie umów.

Segregator dokumentów klubu

Wspólna półka klubu: statut, regulamin, protokoły z zebrań, wzory pism. Personel klubu publikuje (tytuł, opis, wersja, etykiety, załączony plik), a czyta każdy członek. Nie ma tu dokumentów poufnych ani obiegu zatwierdzania: to, co zostanie złożone, widzą wszyscy członkowie.

8. Księgowość i finanse

Moduł księgowości prowadzi dziennik kasowy (przychody/wydatki) zasilany automatycznie przez płatności online i uzupełniany Twoimi ręcznymi zapisami. Kategorie dostosowane do kraju, zablokowane zamknięcia okresów, eksporty dla Twojego księgowego. Dostępny dla administratora i podroli skarbnik.

9. Abonament klubu

Każdy klub zaczyna od 60-dniowego bezpłatnego okresu próbnego, bez karty płatniczej i ze wszystkimi funkcjami planu Pro. Następnie subskrypcją klubu zarządza jego administrator ze swojego konta SmartFalco; zmiana planu jest rozliczana proporcjonalnie. Po osiągnięciu limitu nic nie zostaje usunięte: większy plan po prostu pozwala znów tworzyć. Bez subskrypcji po zakończeniu okresu próbnego klub przechodzi w tryb tylko do odczytu: wszystko pozostaje dostępne do wglądu i eksportu, ale nie można już niczego tworzyć ani zmieniać.

10. Kopie zapasowe i dane

• Dane klubu są przechowywane w Europie i automatycznie zabezpieczane kopiami zapasowymi.
• Zgodność z RODO: każdy członek może wyeksportować lub usunąć swoje dane osobowe (zobacz politykę prywatności).
• Moderacja publikowanych treści (ogłoszenia, wiadomości) pozwala rozpatrywać zgłoszenia członków.

11. Gdzie szukać pomocy

Aplikacja ma własną pomoc: pozycję Pomoc, przypiętą na dole menu bocznego.

• Najczęstsze pytania, z filtrem „Pomoc do tego ekranu”, który pokazuje tylko to, co dotyczy strony, z której przychodzisz.
• Zgłoś problem — opisz, co nie działa; odpowiedź trafia do „Moje zgłoszenia”. Ikona 🐞 na pasku dołącza zrzut danego ekranu.
• Podręcznik użytkownika — ten przewodnik, otwarty na stronie Twojej roli i w Twoim języku.