Handleiding voor de begeleider

1. Uw rol als begeleider

De begeleider is de spil van de club op het terrein. U kunt uw eigen cursussen en evenementen aanmaken en beheren, de inschrijvingen en aanwezigheden opvolgen en communiceren met de deelnemers. U wijzigt niet de activiteiten van andere begeleiders of de instellingen van de club — dat is het domein van de beheerder.

💡 Door op de kaart van een activiteit te tikken, opent u direct de bewerking als u er verantwoordelijk voor bent — anders de detailweergave.

2. Uw cursussen en evenementen aanmaken en beheren

Cursussen

Een cursus is gekoppeld aan het lopende seizoen van de club (data, wekelijkse tijdsloten, capaciteit, tarief).
Leden schrijven zich online in; als de cursus betaald is, gebeurt de betaling bij de inschrijving.
De door de club gedefinieerde vereiste documenten (medisch attest…) worden automatisch opgevraagd bij de ingeschrevenen.

Evenementen

Eenmalig of terugkerend, gratis of betaald, indien nodig met beperkte capaciteit.
Automatische herinneringen worden vóór de deadline naar de ingeschrevenen gestuurd.
Toernooien hebben eigen inschrijvingen.

3. Aanwezigheden bijhouden

Registreer voor elke sessie in enkele handelingen wie aanwezig of afwezig is. De aanwezigheidshistoriek is zichtbaar op de fiche van het lid en voedt de statistieken van de club.

4. Communiceren met de leden

Interne berichten — schrijf naar een lid of een groep (bijvoorbeeld de ingeschrevenen van een cursus).
Nieuws — publiceer aankondigingen die zichtbaar zijn voor de hele club.
Leden ontvangen notificaties op mobiel en web.
Een bericht dat vanuit een advertentie, een cursus of een evenement wordt geopend, houdt die context vast voor uw gesprekspartner.

5. Subrollen: docent, penningmeester, technicus, licenties

De beheerder kan u combineerbare subrollen toewijzen :

Docent — u staat geregistreerd als lesgever van de club, met een fiche gekoppeld aan het seizoen (nuttig voor de HR-opvolging van de club).
Penningmeester — u krijgt toegang tot de module boekhouding van de club: kasboek, boekingen, exports.
Technicus — u beheert het materiaal en de clubeigendommen (middelen, reserveringen, exemplaren).
Licenties — behandelt de federatielicenties en mag de documenten openen die een licentie vereist (de goedkeuringsbeslissing blijft bij de beheerder).

6. De documentenmap van de club

Als lid van het clubpersoneel mag u publiceren in de gedeelde map: statuten, huishoudelijk reglement, verslagen, briefmodellen. Vul een titel, een beschrijving, een versie en labels in, voeg het bestand toe — en elk lid van de club kan het lezen.

⚠️ De map bevat niets vertrouwelijks: er is geen lezerslijst. Plaats er nooit het persoonlijke document van een lid (medisch attest, identiteitsbewijs, ouderlijke toestemming) — dat zijn bewijsstukken, die alleen beheerders kunnen openen.

7. Uw persoonlijke ruimte

Net als elk lid beschikt u over « Mijn ruimte »: uw eigen inschrijvingen, uw betalingen, uw documenten en uw gezinsprofielen. Uw rol als begeleider komt bovenop uw leven als beoefenaar, hij vervangt het niet.

8. Hulp vinden

De app heeft zijn eigen hulp aan boord: het item Help, onderaan het zijmenu vastgezet.

Veelgestelde vragen, met een filter „Hulp bij dit scherm” dat alleen toont wat de pagina betreft waar u vandaan komt.
Een probleem melden — beschrijf wat er misgaat; het antwoord komt in „Mijn meldingen”. Het pictogram 🐞 in de balk voegt een schermafbeelding van het betrokken scherm toe.
Handleiding — deze gids, geopend op de pagina van uw rol en in uw taal.