Handleiding voor de beheerder

1. Uw club aanmaken

Kies na het aanmaken van uw account voor « Een club aanmaken ». Een assistent begeleidt u in enkele stappen :

Identiteit van de club — naam, beschrijving, adres, logo.
Seizoen — SmartFalco maakt automatisch een jaarseizoen aan (standaard van september tot juni); u kunt de data aanpassen. Cursussen en contributies worden eraan gekoppeld.
Basisconfiguratie — de essentiële modules zijn vooraf geactiveerd.
Betalingen (optioneel) — koppel een Stripe-account om online betalingen te ontvangen; dit kan ook later.

De oprichter van de club wordt automatisch de eerste beheerder.

2. De club en zijn modules configureren

In Clubinstellingen kiest u welke modules zichtbaar zijn voor uw leden: cursussen, evenementen, winkel, middelen, nieuws, zoekertjes, licenties, sponsors, boekhouding… De beschikbaarheid van bepaalde modules hangt af van uw abonnement.

Aangepaste formulieren

Elke module (leden, cursussen, evenementen…) gebruikt een configureerbaar formulier: u kunt velden toevoegen, hernoemen, verplicht maken of verbergen (tekst, datum, adres, bijlage, referentie…). Uw leden vullen alleen in wat uw club nodig heeft.

Gevraagde documenten

Definieer vereiste documenten (medisch attest, verklaring, ouderlijke toestemming…) bij het lidmaatschap, bij inschrijving voor een cursus of evenement, of voor een licentie. De app vraagt ze automatisch op bij de betrokken leden en u valideert ze met één klik.

⚠️ Verwar de twee documentsystemen niet. Bewijsstukken zijn persoonlijk: alleen het lid en de beheerders van de club kunnen ze openen. De documentenmap (§ 7) is een gemeenschappelijke bibliotheek die elk lid leest — plaats daar nooit een persoonlijk document.

3. Leden uitnodigen en beheren

Uitnodiging per e-mail — verstuur een uitnodiging vanuit het ledenregister; de ontvanger sluit zich met één klik bij de club aan, zelfs zonder bestaand account.
Lidmaatschapsaanvragen — wie uw club vindt, kan vragen om lid te worden; u accepteert of weigert elke aanvraag.
Gezinsprofielen — een ouder kan zijn of haar kinderen inschrijven onder het eigen account; elk kind verschijnt als een volwaardig lid in uw register.

Het ledenregister centraliseert fiches, contactgegevens, lidmaatschapsstatus, contributies en documenten. U kunt een lid rechtstreeks vanuit zijn fiche via een intern bericht contacteren.

4. Rollen en subrollen

Beheerder — volledige toegang tot het beheer en de instellingen van de club.
Begeleider — maakt en beheert zijn of haar cursussen en evenementen, volgt de aanwezigheden.
Lid — neemt deel aan activiteiten, schrijft zich in en betaalt online.

Een begeleider kan meerdere subrollen combineren :

Docent — identificeert de lesgevers van de club (HR-fiches, koppeling aan het seizoen).
Penningmeester — geeft toegang tot de boekhouding van de club.
Technicus — voor het beheer van materiaal en middelen.
Licenties — behandelt de federatielicenties en mag de documenten openen die een licentie vereist (de goedkeuringsbeslissing blijft bij de beheerder).

💡 Een beheerder of begeleider is ook een beoefenaar: hij of zij vindt de eigen inschrijvingen en betalingen terug in « Mijn ruimte », net als elk lid.

5. Cursussen, evenementen en toernooien

Cursussen — jaaractiviteiten gekoppeld aan het seizoen (tijdsloten, capaciteit, tarief, docent). Online inschrijvingen kunnen documenten en een betaling vereisen.
Evenementen — eenmalig of terugkerend, gratis of betaald, met capaciteitsbeheer en automatische herinneringen.
Toernooien — organiseer interne competities met eigen inschrijvingen.

6. Online betalingen (Stripe)

Koppel het Stripe-account van uw club (geïntegreerde assistent in de instellingen). De inkomsten — contributies, inschrijvingen voor cursussen en evenementen, winkel, middelen — komen rechtstreeks op het Stripe-account van uw club terecht; SmartFalco rekent geen extra commissie aan.

Realtime opvolging van betalingen en hun status.
Terugbetalingen beheerd vanuit de app (inclusief handmatige terugbetaling buiten de app om).
Mogelijkheid om betalingen in contanten of per cheque te registreren voor een volledig overzicht.

7. Winkel, middelen, licenties, sponsors, documenten

Online winkel

Verkoop clubuitrusting en -producten. De openbare catalogus is deelbaar via een eenvoudige link — uw kopers hebben geen account nodig om te bestellen.

Structuren & materiaal (clubeigendommen)

Velden, zalen, materiaal — in bruikleen of verbruiksartikel, gratis of betaald. Reserveren per tijdslot, beheer van exemplaren, facturatie per lid.

Bondslicenties

Volg de licenties van uw leden (meerdere bonden, meerdere sporten), de bijbehorende medische attesten en hun geldigheidsdata.

Sponsors & partners

Partnerregister, partnerschapsniveaus, openbare etalage, opvolging van sponsorbetalingen en het genereren van overeenkomsten.

Documentenmap van de club

De gemeenschappelijke plank van de club: statuten, huishoudelijk reglement, verslagen van de algemene vergadering, briefmodellen. Het clubpersoneel publiceert (titel, beschrijving, versie, labels, bijgevoegd bestand) en elk lid leest. Er is hier geen vertrouwelijk document en geen goedkeuringsstroom: wat wordt geplaatst, is zichtbaar voor alle leden.

8. Boekhouding en kasbeheer

De boekhoudmodule houdt een kasboek bij (inkomsten/uitgaven) dat automatisch wordt gevoed door de online betalingen en aangevuld met uw handmatige boekingen. Categorieën aangepast per land, vergrendelde periodeafsluitingen, exports voor uw accountant. Toegankelijk voor de beheerder en de subrol penningmeester.

9. Abonnement van de club

Elke club begint met een gratis proefperiode van 60 dagen, zonder creditcard en met alle functies van het Pro-abonnement. Daarna beheert de beheerder het abonnement van de club vanuit zijn SmartFalco-account; een wijziging van formule wordt naar rato verrekend. Wordt een quotum bereikt, dan wordt niets verwijderd: een ruimere formule laat je gewoon weer aanmaken. Zonder abonnement aan het einde van de proefperiode gaat de club naar alleen-lezen: alles blijft raadpleegbaar en exporteerbaar, maar er kan niets meer worden aangemaakt of gewijzigd.

10. Back-ups en gegevens

De gegevens van de club worden in Europa gehost en automatisch geback-upt.
AVG-conformiteit: elk lid kan zijn persoonsgegevens exporteren of verwijderen (zie het privacybeleid).
Met de moderatie van gepubliceerde inhoud (zoekertjes, berichten) kunt u meldingen van leden afhandelen.

11. Hulp vinden

De app heeft zijn eigen hulp aan boord: het item Help, onderaan het zijmenu vastgezet.

Veelgestelde vragen, met een filter „Hulp bij dit scherm” dat alleen toont wat de pagina betreft waar u vandaan komt.
Een probleem melden — beschrijf wat er misgaat; het antwoord komt in „Mijn meldingen”. Het pictogram 🐞 in de balk voegt een schermafbeelding van het betrokken scherm toe.
Handleiding — deze gids, geopend op de pagina van uw rol en in uw taal.