🛠️ Guide de l'administrateur

1. Créer votre club

Après la création de votre compte, choisissez « Créer un club ». Un assistant vous guide en quelques étapes :

1. Identité du club — nom, description, adresse, logo.
2. Saison — SmartFalco crée automatiquement une saison annuelle (par défaut de septembre à juin) ; vous pouvez ajuster ses dates. Les cours et cotisations s'y rattachent.
3. Configuration de base — les modules essentiels sont pré-activés.
4. Paiements (optionnel) — connectez un compte Stripe pour encaisser en ligne ; vous pouvez le faire plus tard.

Le créateur du club devient automatiquement son premier administrateur.

2. Configurer le club et ses modules

Dans Réglages du club, vous choisissez quels modules sont visibles pour vos membres : cours, événements, boutique, ressources, actualités, petites annonces, licences, sponsors, comptabilité… La disponibilité de certains modules dépend de votre formule d'abonnement.

Formulaires personnalisés

Chaque module (membres, cours, événements…) utilise un formulaire configurable : vous pouvez ajouter, renommer, rendre obligatoires ou masquer des champs (texte, date, adresse, pièce jointe, référence…). Vos membres ne remplissent que ce dont votre club a besoin.

Justificatifs demandés

Définissez des documents requis (certificat médical, attestation, autorisation parentale…) à l'adhésion, à l'inscription à un cours ou événement, ou pour une licence. L'app les réclame automatiquement aux membres concernés et vous les validez d'un clic.

3. Inviter et gérer les membres

• Invitation par email — depuis le répertoire, envoyez une invitation ; le destinataire rejoint le club en un clic, même s'il n'a pas encore de compte.
• Demandes d'adhésion — les personnes qui trouvent votre club peuvent demander à le rejoindre ; vous acceptez ou refusez chaque demande.
• Profils famille — un parent peut inscrire ses enfants sous son propre compte ; chaque enfant apparaît comme un membre à part entière dans votre répertoire.

Le répertoire des membres centralise fiches, coordonnées, statut d'adhésion, cotisations et documents. Vous pouvez contacter un membre par message interne directement depuis sa fiche.

4. Rôles et sous-rôles

• Administrateur — accès complet à la gestion et aux réglages du club.
• Animateur — crée et gère ses cours et événements, suit les présences.
• Membre — participe aux activités, s'inscrit et paie en ligne.

Un animateur peut cumuler des sous-rôles :

• Professeur — identifie les enseignants du club (fiches RH, rattachement à la saison).
• Trésorier — donne accès à la comptabilité du club.
• Technicien — pour la gestion du matériel et des ressources.
• Licences — instruit les licences fédérales et peut ouvrir les pièces qu'une licence exige (la décision de validation reste à l'administrateur).

5. Cours, événements et tournois

• Cours — activités à l'année rattachées à la saison (créneaux, capacité, tarif, professeur). Les inscriptions en ligne peuvent exiger des justificatifs et un paiement.
• Événements — ponctuels ou récurrents, gratuits ou payants, avec gestion de capacité et rappels automatiques.
• Tournois — organisez des compétitions internes avec inscriptions dédiées.

6. Paiements en ligne (Stripe)

Connectez le compte Stripe de votre club (assistant intégré dans les réglages). Les encaissements — cotisations, inscriptions aux cours et événements, boutique, ressources — arrivent directement sur le compte Stripe de votre club ; SmartFalco ne prélève aucune commission supplémentaire.

• Suivi en temps réel des paiements et de leur statut.
• Remboursements gérés depuis l'app (y compris remboursement manuel hors ligne).
• Possibilité d'enregistrer des règlements en espèces ou par chèque pour une vision complète.

7. Boutique, ressources, licences, sponsors, documents

Boutique en ligne

Vendez équipements et produits du club. Le catalogue public est partageable par simple lien — vos acheteurs n'ont pas besoin de compte pour commander.

Structures & matériel (biens du club)

Terrains, salles, matériel — en prêt ou consommable, gratuit ou payant. Réservation par créneau, gestion des exemplaires, facturation par membre.

Licences fédérales

Suivez les licences de vos adhérents (multi-fédérations, multi-sports), les attestations médicales associées et leurs dates de validité.

Sponsors & partenaires

Registre des partenaires, niveaux de partenariat, vitrine publique, suivi des encaissements de sponsoring et génération de conventions.

Classeur de documents du club

L'étagère commune du club : statuts, règlement intérieur, procès-verbaux d'assemblée, modèles de courrier. Le personnel du club publie (titre, description, version, étiquettes, fichier joint), tout membre lit. Il n'y a ici ni document confidentiel ni circuit de validation : ce qui est déposé est visible par tous les adhérents.

8. Comptabilité et trésorerie

Le module comptabilité tient un journal de trésorerie (recettes/dépenses) alimenté automatiquement par les paiements en ligne et complété par vos écritures manuelles. Catégories adaptées par pays, clôtures de période verrouillées, exports pour votre expert-comptable. Accessible à l'administrateur et au sous-rôle trésorier.

9. Abonnement du club

Tout club démarre avec 60 jours d'essai gratuit, sans carte bancaire et avec toutes les fonctions de la formule Pro. Au-delà, l'abonnement du club est géré par son administrateur depuis son compte SmartFalco ; un changement de formule s'applique avec ajustement au prorata. Si un quota est atteint, rien n'est supprimé : une formule plus large permet simplement de créer à nouveau. Sans abonnement à la fin de l'essai, le club passe en lecture seule : tout reste consultable et exportable, mais plus rien ne peut être créé ni modifié.

10. Sauvegarde et données

• Les données du club sont hébergées en Europe et sauvegardées automatiquement.
• Conformité RGPD : chaque membre peut exporter ou supprimer ses données personnelles (voir la politique de confidentialité).
• La modération des contenus publiés (annonces, messages) vous permet de traiter les signalements des membres.

11. Trouver de l'aide

L'application embarque sa propre aide : la rubrique Aide, épinglée en bas du menu latéral.

• Questions fréquentes, avec un filtre « Aide sur cet écran » qui ne montre que ce qui concerne la page d'où vous venez.
• Signaler un problème — décrivez ce qui ne va pas ; la réponse arrive dans « Mes signalements ». L'icône 🐞 du bandeau joint une capture de l'écran concerné.
• Manuel d'utilisation — ce guide, ouvert à la page de votre rôle et dans votre langue.