Οδηγός του διαχειριστή

1. Δημιουργία του συλλόγου σας

Μετά τη δημιουργία του λογαριασμού σας, επιλέξτε « Δημιουργία συλλόγου ». Ένας οδηγός σας καθοδηγεί σε λίγα βήματα :

Ταυτότητα του συλλόγου — όνομα, περιγραφή, διεύθυνση, λογότυπο.
Σεζόν — το SmartFalco δημιουργεί αυτόματα μια ετήσια σεζόν (από προεπιλογή από Σεπτέμβριο έως Ιούνιο)· μπορείτε να προσαρμόσετε τις ημερομηνίες της. Τα μαθήματα και οι συνδρομές συνδέονται με αυτήν.
Βασική ρύθμιση — οι βασικές ενότητες είναι προ-ενεργοποιημένες.
Πληρωμές (προαιρετικό) — συνδέστε έναν λογαριασμό Stripe για ηλεκτρονικές εισπράξεις· μπορείτε να το κάνετε και αργότερα.

Ο δημιουργός του συλλόγου γίνεται αυτόματα ο πρώτος του διαχειριστής.

2. Ρύθμιση του συλλόγου και των ενοτήτων του

Στις Ρυθμίσεις του συλλόγου, επιλέγετε ποιες ενότητες είναι ορατές για τα μέλη σας: μαθήματα, εκδηλώσεις, κατάστημα, πόροι, νέα, μικρές αγγελίες, άδειες, χορηγοί, λογιστική… Η διαθεσιμότητα ορισμένων ενοτήτων εξαρτάται από το πλάνο συνδρομής σας.

Προσαρμοσμένες φόρμες

Κάθε ενότητα (μέλη, μαθήματα, εκδηλώσεις…) χρησιμοποιεί μια ρυθμιζόμενη φόρμα: μπορείτε να προσθέσετε, να μετονομάσετε, να ορίσετε ως υποχρεωτικά ή να αποκρύψετε πεδία (κείμενο, ημερομηνία, διεύθυνση, συνημμένο, αναφορά…). Τα μέλη σας συμπληρώνουν μόνο ό,τι χρειάζεται ο σύλλογός σας.

Απαιτούμενα δικαιολογητικά

Ορίστε απαιτούμενα έγγραφα (ιατρική βεβαίωση, πιστοποιητικό, γονική συγκατάθεση…) κατά την ένταξη, την εγγραφή σε μάθημα ή εκδήλωση, ή για μια άδεια. Η εφαρμογή τα ζητά αυτόματα από τα σχετικά μέλη και εσείς τα εγκρίνετε με ένα κλικ.

⚠️ Μην μπερδεύετε τα δύο συστήματα εγγράφων. Τα δικαιολογητικά είναι προσωπικά: μόνο το μέλος και οι διαχειριστές του συλλόγου μπορούν να τα ανοίξουν. Ο φάκελος εγγράφων (§ 7) είναι κοινή βιβλιοθήκη που διαβάζουν όλα τα μέλη — μην καταθέτετε ποτέ εκεί προσωπικό έγγραφο.

3. Πρόσκληση και διαχείριση των μελών

Πρόσκληση μέσω email — από το μητρώο, στείλτε μια πρόσκληση· ο παραλήπτης εντάσσεται στον σύλλογο με ένα κλικ, ακόμη κι αν δεν έχει ακόμη λογαριασμό.
Αιτήσεις ένταξης — όσοι βρίσκουν τον σύλλογό σας μπορούν να ζητήσουν να ενταχθούν· εσείς αποδέχεστε ή απορρίπτετε κάθε αίτηση.
Οικογενειακά προφίλ — ένας γονέας μπορεί να εγγράψει τα παιδιά του με τον δικό του λογαριασμό· κάθε παιδί εμφανίζεται ως πλήρες μέλος στο μητρώο σας.

Το μητρώο μελών συγκεντρώνει καρτέλες, στοιχεία επικοινωνίας, κατάσταση ένταξης, συνδρομές και έγγραφα. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με ένα μέλος μέσω εσωτερικού μηνύματος απευθείας από την καρτέλα του.

4. Ρόλοι και υπο-ρόλοι

Διαχειριστής — πλήρης πρόσβαση στη διαχείριση και στις ρυθμίσεις του συλλόγου.
Εμψυχωτής — δημιουργεί και διαχειρίζεται τα δικά του μαθήματα και εκδηλώσεις, παρακολουθεί τις παρουσίες.
Μέλος — συμμετέχει στις δραστηριότητες, εγγράφεται και πληρώνει ηλεκτρονικά.

Ένας εμψυχωτής μπορεί να συνδυάζει υπο-ρόλους :

Καθηγητής — προσδιορίζει τους εκπαιδευτές του συλλόγου (καρτέλες ανθρώπινου δυναμικού, σύνδεση με τη σεζόν).
Ταμίας — δίνει πρόσβαση στη λογιστική του συλλόγου.
Τεχνικός — για τη διαχείριση του υλικού και των πόρων.
Άδειες — χειρίζεται τις ομοσπονδιακές άδειες και μπορεί να ανοίγει τα έγγραφα που απαιτεί μια άδεια (η απόφαση έγκρισης παραμένει στον διαχειριστή).

💡 Ένας διαχειριστής ή εμψυχωτής είναι επίσης αθλούμενος: βρίσκει τις δικές του εγγραφές και πληρωμές στον « Χώρο μου », όπως κάθε μέλος.

5. Μαθήματα, εκδηλώσεις και τουρνουά

Μαθήματα — ετήσιες δραστηριότητες συνδεδεμένες με τη σεζόν (χρονοθυρίδες, χωρητικότητα, τιμή, καθηγητής). Οι ηλεκτρονικές εγγραφές μπορούν να απαιτούν δικαιολογητικά και πληρωμή.
Εκδηλώσεις — μεμονωμένες ή επαναλαμβανόμενες, δωρεάν ή επί πληρωμή, με διαχείριση χωρητικότητας και αυτόματες υπενθυμίσεις.
Τουρνουά — οργανώστε εσωτερικούς αγώνες με ειδικές εγγραφές.

6. Ηλεκτρονικές πληρωμές (Stripe)

Συνδέστε τον λογαριασμό Stripe του συλλόγου σας (ενσωματωμένος οδηγός στις ρυθμίσεις). Οι εισπράξεις — συνδρομές, εγγραφές σε μαθήματα και εκδηλώσεις, κατάστημα, πόροι — φτάνουν απευθείας στον λογαριασμό Stripe του συλλόγου σας· το SmartFalco δεν παρακρατεί καμία επιπλέον προμήθεια.

Παρακολούθηση των πληρωμών και της κατάστασής τους σε πραγματικό χρόνο.
Επιστροφές χρημάτων που διαχειρίζεστε από την εφαρμογή (συμπεριλαμβανομένης της χειροκίνητης επιστροφής εκτός σύνδεσης).
Δυνατότητα καταχώρισης πληρωμών με μετρητά ή επιταγή για πλήρη εικόνα.

7. Κατάστημα, πόροι, άδειες, χορηγοί, έγγραφα

Ηλεκτρονικό κατάστημα

Πουλήστε εξοπλισμό και προϊόντα του συλλόγου. Ο δημόσιος κατάλογος μοιράζεται με έναν απλό σύνδεσμο — οι αγοραστές σας δεν χρειάζονται λογαριασμό για να παραγγείλουν.

Δομές & εξοπλισμός (περιουσιακά στοιχεία του συλλόγου)

Γήπεδα, αίθουσες, υλικό — προς δανεισμό ή αναλώσιμα, δωρεάν ή επί πληρωμή. Κράτηση ανά χρονοθυρίδα, διαχείριση αντιτύπων, χρέωση ανά μέλος.

Ομοσπονδιακές άδειες

Παρακολουθήστε τις άδειες των μελών σας (πολλές ομοσπονδίες, πολλά αθλήματα), τις σχετικές ιατρικές βεβαιώσεις και τις ημερομηνίες ισχύος τους.

Χορηγοί & συνεργάτες

Μητρώο συνεργατών, επίπεδα συνεργασίας, δημόσια βιτρίνα, παρακολούθηση των εισπράξεων χορηγιών και δημιουργία συμβάσεων.

Φάκελος εγγράφων του συλλόγου

Το κοινό ράφι του συλλόγου: καταστατικό, εσωτερικός κανονισμός, πρακτικά γενικής συνέλευσης, υποδείγματα επιστολών. Το προσωπικό του συλλόγου δημοσιεύει (τίτλος, περιγραφή, έκδοση, ετικέτες, συνημμένο αρχείο) και κάθε μέλος διαβάζει. Δεν υπάρχει εδώ εμπιστευτικό έγγραφο ούτε κύκλωμα έγκρισης: ό,τι κατατίθεται είναι ορατό σε όλα τα μέλη.

8. Λογιστική και ταμείο

Η ενότητα λογιστικής τηρεί ένα ημερολόγιο ταμείου (έσοδα/έξοδα) που τροφοδοτείται αυτόματα από τις ηλεκτρονικές πληρωμές και συμπληρώνεται με τις χειροκίνητες εγγραφές σας. Κατηγορίες προσαρμοσμένες ανά χώρα, κλειδωμένα κλεισίματα περιόδου, εξαγωγές για τον λογιστή σας. Προσβάσιμη στον διαχειριστή και στον υπο-ρόλο ταμία.

9. Συνδρομή του συλλόγου

Κάθε σύλλογος ξεκινά με δωρεάν δοκιμή 60 ημερών, χωρίς τραπεζική κάρτα και με όλες τις λειτουργίες του προγράμματος Pro. Στη συνέχεια, τη συνδρομή του συλλόγου τη διαχειρίζεται ο διαχειριστής του από τον λογαριασμό του στο SmartFalco· μια αλλαγή προγράμματος εφαρμόζεται με αναλογική προσαρμογή. Αν εξαντληθεί ένα όριο, τίποτα δεν διαγράφεται: ένα μεγαλύτερο πρόγραμμα απλώς επιτρέπει να δημιουργήσετε ξανά. Χωρίς συνδρομή στο τέλος της δοκιμής, ο σύλλογος περνά σε λειτουργία μόνο ανάγνωσης: όλα παραμένουν διαθέσιμα για προβολή και εξαγωγή, αλλά τίποτα δεν μπορεί πλέον να δημιουργηθεί ή να τροποποιηθεί.

10. Αντίγραφα ασφαλείας και δεδομένα

Τα δεδομένα του συλλόγου φιλοξενούνται στην Ευρώπη και αποθηκεύονται αυτόματα σε αντίγραφα ασφαλείας.
Συμμόρφωση με τον GDPR: κάθε μέλος μπορεί να εξαγάγει ή να διαγράψει τα προσωπικά του δεδομένα (δείτε την πολιτική απορρήτου).
Η εποπτεία του δημοσιευμένου περιεχομένου (αγγελίες, μηνύματα) σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τις αναφορές των μελών.

11. Πού θα βρείτε βοήθεια

Η εφαρμογή φέρει τη δική της βοήθεια: την ενότητα Βοήθεια, καρφιτσωμένη στο κάτω μέρος του πλευρικού μενού.

Συχνές ερωτήσεις, με φίλτρο « Βοήθεια για αυτήν την οθόνη » που δείχνει μόνο ό,τι αφορά τη σελίδα από την οποία έρχεστε.
Αναφορά προβλήματος — περιγράψτε τι δεν λειτουργεί· η απάντηση φτάνει στις « Αναφορές μου ». Το εικονίδιο 🐞 της μπάρας επισυνάπτει στιγμιότυπο της σχετικής οθόνης.
Εγχειρίδιο χρήσης — αυτός ο οδηγός, ανοιγμένος στη σελίδα του ρόλου σας και στη γλώσσα σας.