🛠️ Leitfaden für Administratoren

1. Ihren Verein erstellen

Wählen Sie nach der Erstellung Ihres Kontos „Verein erstellen“. Ein Assistent führt Sie in wenigen Schritten:

1. Identität des Vereins — Name, Beschreibung, Adresse, Logo.
2. Saison — SmartFalco erstellt automatisch eine Jahressaison (standardmäßig von September bis Juni); Sie können die Daten anpassen. Kurse und Mitgliedsbeiträge sind daran gekoppelt.
3. Grundkonfiguration — die Kernmodule sind bereits voraktiviert.
4. Zahlungen (optional) — verbinden Sie ein Stripe-Konto, um online zu kassieren; das können Sie auch später erledigen.

Der Ersteller des Vereins wird automatisch dessen erster Administrator.

2. Verein und Module konfigurieren

In den Vereinseinstellungen legen Sie fest, welche Module für Ihre Mitglieder sichtbar sind: Kurse, Veranstaltungen, Shop, Ressourcen, Neuigkeiten, Kleinanzeigen, Lizenzen, Sponsoren, Buchhaltung… Die Verfügbarkeit mancher Module hängt von Ihrem Abonnement-Tarif ab.

Individuelle Formulare

Jedes Modul (Mitglieder, Kurse, Veranstaltungen…) nutzt ein konfigurierbares Formular: Sie können Felder hinzufügen, umbenennen, als Pflichtfeld festlegen oder ausblenden (Text, Datum, Adresse, Anhang, Referenz…). Ihre Mitglieder füllen nur das aus, was Ihr Verein wirklich braucht.

Angeforderte Nachweise

Definieren Sie erforderliche Dokumente (ärztliches Attest, Bescheinigung, Einverständniserklärung der Eltern…) für den Beitritt, die Anmeldung zu einem Kurs oder einer Veranstaltung oder für eine Lizenz. Die App fordert sie automatisch bei den betroffenen Mitgliedern an, und Sie bestätigen sie mit einem Klick.

3. Mitglieder einladen und verwalten

• Einladung per E-Mail — versenden Sie aus dem Verzeichnis heraus eine Einladung; der Empfänger tritt dem Verein mit einem Klick bei, selbst wenn er noch kein Konto hat.
• Beitrittsanfragen — Personen, die Ihren Verein finden, können den Beitritt anfragen; Sie nehmen jede Anfrage an oder lehnen sie ab.
• Familienprofile — ein Elternteil kann seine Kinder unter dem eigenen Konto anmelden; jedes Kind erscheint als vollwertiges Mitglied in Ihrem Verzeichnis.

Das Mitgliederverzeichnis bündelt Profile, Kontaktdaten, Mitgliedschaftsstatus, Beiträge und Dokumente. Sie können ein Mitglied direkt aus seinem Profil heraus per interner Nachricht kontaktieren.

4. Rollen und Unterrollen

• Administrator — voller Zugriff auf die Verwaltung und die Einstellungen des Vereins.
• Betreuer — erstellt und verwaltet seine Kurse und Veranstaltungen, verfolgt die Anwesenheiten.
• Mitglied — nimmt an den Aktivitäten teil, meldet sich an und zahlt online.

Ein Betreuer kann zusätzlich Unterrollen kumulieren:

• Lehrer — kennzeichnet die Lehrkräfte des Vereins (Personalakten, Verknüpfung mit der Saison).
• Schatzmeister — gewährt Zugriff auf die Buchhaltung des Vereins.
• Techniker — für die Verwaltung von Material und Ressourcen.

5. Kurse, Veranstaltungen und Turniere

• Kurse — ganzjährige Aktivitäten, die mit der Saison verknüpft sind (Zeitfenster, Kapazität, Preis, Lehrer). Online-Anmeldungen können Nachweise und eine Zahlung erfordern.
• Veranstaltungen — einmalig oder wiederkehrend, kostenlos oder kostenpflichtig, mit Kapazitätsverwaltung und automatischen Erinnerungen.
• Turniere — organisieren Sie vereinsinterne Wettkämpfe mit eigenen Anmeldungen.

6. Online-Zahlungen (Stripe)

Verbinden Sie das Stripe-Konto Ihres Vereins (Assistent in den Einstellungen integriert). Die Einnahmen — Mitgliedsbeiträge, Anmeldungen zu Kursen und Veranstaltungen, Shop, Ressourcen — gehen direkt auf das Stripe-Konto Ihres Vereins; SmartFalco erhebt keine zusätzliche Provision.

• Echtzeit-Verfolgung der Zahlungen und ihres Status.
• Erstattungen werden über die App abgewickelt (einschließlich manueller Offline-Erstattung).
• Möglichkeit, Bar- oder Scheckzahlungen zu erfassen, für einen vollständigen Überblick.

7. Shop, Ressourcen, Lizenzen, Sponsoren

Online-Shop

Verkaufen Sie Ausrüstung und Produkte des Vereins. Der öffentliche Katalog ist per einfachem Link teilbar — Ihre Käufer benötigen kein Konto, um zu bestellen.

Strukturen & Ausrüstung (Vereinsgüter)

Plätze, Räume, Material — als Leihgabe oder Verbrauchsgut, kostenlos oder kostenpflichtig. Reservierung nach Zeitfenster, Verwaltung der Exemplare, Abrechnung pro Mitglied.

Verbandslizenzen

Verfolgen Sie die Lizenzen Ihrer Mitglieder (verbands- und sportartübergreifend), die zugehörigen ärztlichen Bescheinigungen und deren Gültigkeitsdaten.

Sponsoren & Partner

Partnerregister, Partnerschaftsstufen, öffentliche Präsentation, Verfolgung der Sponsoring-Einnahmen und Erstellung von Vereinbarungen.

8. Buchhaltung und Kasse

Das Buchhaltungsmodul führt ein Kassenbuch (Einnahmen/Ausgaben), das automatisch durch die Online-Zahlungen gespeist und durch Ihre manuellen Buchungen ergänzt wird. Länderspezifische Kategorien, gesperrte Periodenabschlüsse, Exporte für Ihren Steuerberater. Zugänglich für den Administrator und die Unterrolle Schatzmeister.

9. Vereinsabonnement

SmartFalco ist bis 10 Mitglieder kostenlos. Darüber hinaus wählen Sie einen Tarif (Starter, Pro, Business) passend zur Größe Ihres Vereins — siehe die Seite Preise. Der Tarifwechsel erfolgt in den Vereinseinstellungen, mit anteiliger Verrechnung. Wird ein Kontingent erreicht, wird nichts gelöscht: Die App bittet Sie lediglich, auf den höheren Tarif zu wechseln.

10. Sicherung und Daten

• Die Daten des Vereins werden in Europa gehostet und automatisch gesichert.
• DSGVO-Konformität: Jedes Mitglied kann seine personenbezogenen Daten exportieren oder löschen (siehe die Datenschutzerklärung).
• Die Moderation veröffentlichter Inhalte (Anzeigen, Nachrichten) ermöglicht Ihnen, Meldungen von Mitgliedern zu bearbeiten.