Leitfaden für Administratoren

1. Ihren Verein erstellen

Wählen Sie nach der Erstellung Ihres Kontos „Verein erstellen“. Ein Assistent führt Sie in wenigen Schritten:

Identität des Vereins — Name, Beschreibung, Adresse, Logo.
Saison — SmartFalco erstellt automatisch eine Jahressaison (standardmäßig von September bis Juni); Sie können die Daten anpassen. Kurse und Mitgliedsbeiträge sind daran gekoppelt.
Grundkonfiguration — die Kernmodule sind bereits voraktiviert.
Zahlungen (optional) — verbinden Sie ein Stripe-Konto, um online zu kassieren; das können Sie auch später erledigen.

Der Ersteller des Vereins wird automatisch dessen erster Administrator.

2. Verein und Module konfigurieren

In den Vereinseinstellungen legen Sie fest, welche Module für Ihre Mitglieder sichtbar sind: Kurse, Veranstaltungen, Shop, Ressourcen, Neuigkeiten, Kleinanzeigen, Lizenzen, Sponsoren, Buchhaltung… Die Verfügbarkeit mancher Module hängt von Ihrem Abonnement-Tarif ab.

Individuelle Formulare

Jedes Modul (Mitglieder, Kurse, Veranstaltungen…) nutzt ein konfigurierbares Formular: Sie können Felder hinzufügen, umbenennen, als Pflichtfeld festlegen oder ausblenden (Text, Datum, Adresse, Anhang, Referenz…). Ihre Mitglieder füllen nur das aus, was Ihr Verein wirklich braucht.

Angeforderte Nachweise

Definieren Sie erforderliche Dokumente (ärztliches Attest, Bescheinigung, Einverständniserklärung der Eltern…) für den Beitritt, die Anmeldung zu einem Kurs oder einer Veranstaltung oder für eine Lizenz. Die App fordert sie automatisch bei den betroffenen Mitgliedern an, und Sie bestätigen sie mit einem Klick.

⚠️ Verwechseln Sie die beiden Dokumentsysteme nicht. Nachweise sind persönlich: Nur das Mitglied und die Administratoren des Vereins können sie öffnen. Der Dokumentenordner (§ 7) ist eine gemeinsame Bibliothek, die alle Mitglieder lesen — legen Sie dort nie ein persönliches Dokument ab.

3. Mitglieder einladen und verwalten

Einladung per E-Mail — versenden Sie aus dem Verzeichnis heraus eine Einladung; der Empfänger tritt dem Verein mit einem Klick bei, selbst wenn er noch kein Konto hat.
Beitrittsanfragen — Personen, die Ihren Verein finden, können den Beitritt anfragen; Sie nehmen jede Anfrage an oder lehnen sie ab.
Familienprofile — ein Elternteil kann seine Kinder unter dem eigenen Konto anmelden; jedes Kind erscheint als vollwertiges Mitglied in Ihrem Verzeichnis.

Das Mitgliederverzeichnis bündelt Profile, Kontaktdaten, Mitgliedschaftsstatus, Beiträge und Dokumente. Sie können ein Mitglied direkt aus seinem Profil heraus per interner Nachricht kontaktieren.

4. Rollen und Unterrollen

Administrator — voller Zugriff auf die Verwaltung und die Einstellungen des Vereins.
Betreuer — erstellt und verwaltet seine Kurse und Veranstaltungen, verfolgt die Anwesenheiten.
Mitglied — nimmt an den Aktivitäten teil, meldet sich an und zahlt online.

Ein Betreuer kann zusätzlich Unterrollen kumulieren:

Lehrer — kennzeichnet die Lehrkräfte des Vereins (Personalakten, Verknüpfung mit der Saison).
Schatzmeister — gewährt Zugriff auf die Buchhaltung des Vereins.
Techniker — für die Verwaltung von Material und Ressourcen.
Lizenzen — bearbeitet die Verbandslizenzen und darf die von einer Lizenz geforderten Dokumente öffnen (die Entscheidung über die Bestätigung bleibt beim Administrator).

💡 Ein Administrator oder Betreuer ist zugleich aktives Mitglied: Er findet seine eigenen Anmeldungen und Zahlungen in „Mein Bereich“, wie jedes andere Mitglied auch.

5. Kurse, Veranstaltungen und Turniere

Kurse — ganzjährige Aktivitäten, die mit der Saison verknüpft sind (Zeitfenster, Kapazität, Preis, Lehrer). Online-Anmeldungen können Nachweise und eine Zahlung erfordern.
Veranstaltungen — einmalig oder wiederkehrend, kostenlos oder kostenpflichtig, mit Kapazitätsverwaltung und automatischen Erinnerungen.
Turniere — organisieren Sie vereinsinterne Wettkämpfe mit eigenen Anmeldungen.

6. Online-Zahlungen (Stripe)

Verbinden Sie das Stripe-Konto Ihres Vereins (Assistent in den Einstellungen integriert). Die Einnahmen — Mitgliedsbeiträge, Anmeldungen zu Kursen und Veranstaltungen, Shop, Ressourcen — gehen direkt auf das Stripe-Konto Ihres Vereins; SmartFalco erhebt keine zusätzliche Provision.

Echtzeit-Verfolgung der Zahlungen und ihres Status.
Erstattungen werden über die App abgewickelt (einschließlich manueller Offline-Erstattung).
Möglichkeit, Bar- oder Scheckzahlungen zu erfassen, für einen vollständigen Überblick.

7. Shop, Ressourcen, Lizenzen, Sponsoren, Dokumente

Online-Shop

Verkaufen Sie Ausrüstung und Produkte des Vereins. Der öffentliche Katalog ist per einfachem Link teilbar — Ihre Käufer benötigen kein Konto, um zu bestellen.

Strukturen & Ausrüstung (Vereinsgüter)

Plätze, Räume, Material — als Leihgabe oder Verbrauchsgut, kostenlos oder kostenpflichtig. Reservierung nach Zeitfenster, Verwaltung der Exemplare, Abrechnung pro Mitglied.

Verbandslizenzen

Verfolgen Sie die Lizenzen Ihrer Mitglieder (verbands- und sportartübergreifend), die zugehörigen ärztlichen Bescheinigungen und deren Gültigkeitsdaten.

Sponsoren & Partner

Partnerregister, Partnerschaftsstufen, öffentliche Präsentation, Verfolgung der Sponsoring-Einnahmen und Erstellung von Vereinbarungen.

Dokumentenordner des Vereins

Das gemeinsame Regal des Vereins: Satzung, Vereinsordnung, Versammlungsprotokolle, Briefvorlagen. Das Vereinspersonal veröffentlicht (Titel, Beschreibung, Version, Schlagwörter, angehängte Datei), jedes Mitglied liest. Hier gibt es weder vertrauliche Dokumente noch einen Freigabeprozess: Was abgelegt wird, sehen alle Mitglieder.

8. Buchhaltung und Kasse

Das Buchhaltungsmodul führt ein Kassenbuch (Einnahmen/Ausgaben), das automatisch durch die Online-Zahlungen gespeist und durch Ihre manuellen Buchungen ergänzt wird. Länderspezifische Kategorien, gesperrte Periodenabschlüsse, Exporte für Ihren Steuerberater. Zugänglich für den Administrator und die Unterrolle Schatzmeister.

9. Vereinsabonnement

Jeder Verein startet mit einer 60-tägigen kostenlosen Testphase, ohne Kreditkarte und mit allen Funktionen des Pro-Tarifs. Danach verwaltet die Administration das Abonnement des Vereins über ihr SmartFalco-Konto; ein Tarifwechsel wird anteilig verrechnet. Wird ein Kontingent erreicht, wird nichts gelöscht: Ein größerer Tarif erlaubt einfach wieder neue Einträge. Ohne Abonnement am Ende der Testphase wechselt der Verein in den Nur-Lese-Modus: Alles bleibt einsehbar und exportierbar, aber nichts kann mehr erstellt oder geändert werden.

10. Sicherung und Daten

Die Daten des Vereins werden in Europa gehostet und automatisch gesichert.
DSGVO-Konformität: Jedes Mitglied kann seine personenbezogenen Daten exportieren oder löschen (siehe die Datenschutzerklärung).
Die Moderation veröffentlichter Inhalte (Anzeigen, Nachrichten) ermöglicht Ihnen, Meldungen von Mitgliedern zu bearbeiten.

11. Hilfe finden

Die App bringt ihre eigene Hilfe mit: den Eintrag Hilfe, unten im Seitenmenü angeheftet.

Häufige Fragen, mit dem Filter „Hilfe zu dieser Seite“, der nur zeigt, was die Seite betrifft, von der Sie kommen.
Problem melden — beschreiben Sie, was nicht funktioniert; die Antwort erscheint unter „Meine Meldungen“. Das Symbol 🐞 in der Kopfzeile hängt einen Screenshot der betroffenen Seite an.
Benutzerhandbuch — dieser Leitfaden, geöffnet auf der Seite Ihrer Rolle und in Ihrer Sprache.