🛠️ Guida dell'amministratore

1. Creare il tuo club

Dopo la creazione del tuo account, scegli « Crea un club ». Un assistente ti guida in pochi passaggi :

1. Identità del club — nome, descrizione, indirizzo, logo.
2. Stagione — SmartFalco crea automaticamente una stagione annuale (per impostazione predefinita da settembre a giugno); puoi modificarne le date. Corsi e quote associative vi si collegano.
3. Configurazione di base — i moduli essenziali sono preattivati.
4. Pagamenti (facoltativo) — collega un account Stripe per incassare online; puoi farlo anche in seguito.

Il creatore del club diventa automaticamente il suo primo amministratore.

2. Configurare il club e i suoi moduli

In Impostazioni del club scegli quali moduli sono visibili ai tuoi membri: corsi, eventi, negozio, risorse, notizie, annunci, licenze, sponsor, contabilità… La disponibilità di alcuni moduli dipende dal tuo piano di abbonamento.

Moduli personalizzati

Ogni modulo (membri, corsi, eventi…) utilizza un modulo configurabile: puoi aggiungere, rinominare, rendere obbligatori o nascondere dei campi (testo, data, indirizzo, allegato, riferimento…). I tuoi membri compilano solo ciò di cui il tuo club ha bisogno.

Documenti richiesti

Definisci i documenti richiesti (certificato medico, attestato, autorizzazione dei genitori…) all'adesione, all'iscrizione a un corso o evento, o per una licenza. L'app li richiede automaticamente ai membri interessati e tu li convalidi con un clic.

3. Invitare e gestire i membri

• Invito via email — dalla rubrica, invia un invito; il destinatario entra nel club con un clic, anche se non ha ancora un account.
• Richieste di adesione — le persone che trovano il tuo club possono chiedere di entrarvi; accetti o rifiuti ogni richiesta.
• Profili famiglia — un genitore può iscrivere i propri figli con il proprio account; ogni figlio appare come un membro a pieno titolo nella tua rubrica.

La rubrica dei membri centralizza schede, recapiti, stato di adesione, quote e documenti. Puoi contattare un membro con un messaggio interno direttamente dalla sua scheda.

4. Ruoli e sotto-ruoli

• Amministratore — accesso completo alla gestione e alle impostazioni del club.
• Animatore — crea e gestisce i suoi corsi ed eventi, segue le presenze.
• Membro — partecipa alle attività, si iscrive e paga online.

Un animatore può cumulare dei sotto-ruoli :

• Professore — identifica gli insegnanti del club (schede HR, collegamento alla stagione).
• Tesoriere — dà accesso alla contabilità del club.
• Tecnico — per la gestione del materiale e delle risorse.
• Licenze — istruisce le licenze federali e può aprire i documenti che una licenza richiede (la decisione di approvazione resta all'amministratore).

5. Corsi, eventi e tornei

• Corsi — attività annuali collegate alla stagione (fasce orarie, capienza, tariffa, professore). Le iscrizioni online possono richiedere documenti e un pagamento.
• Eventi — singoli o ricorrenti, gratuiti o a pagamento, con gestione della capienza e promemoria automatici.
• Tornei — organizza competizioni interne con iscrizioni dedicate.

6. Pagamenti online (Stripe)

Collega l'account Stripe del tuo club (assistente integrato nelle impostazioni). Gli incassi — quote, iscrizioni a corsi ed eventi, negozio, risorse — arrivano direttamente sull'account Stripe del tuo club; SmartFalco non trattiene alcuna commissione aggiuntiva.

• Monitoraggio in tempo reale dei pagamenti e del loro stato.
• Rimborsi gestiti dall'app (incluso il rimborso manuale offline).
• Possibilità di registrare pagamenti in contanti o con assegno per una visione completa.

7. Negozio, risorse, licenze, sponsor, documenti

Negozio online

Vendi attrezzature e prodotti del club. Il catalogo pubblico è condivisibile con un semplice link — i tuoi acquirenti non hanno bisogno di un account per ordinare.

Strutture e attrezzature (beni del club)

Campi, sale, materiale — in prestito o consumabili, gratuiti o a pagamento. Prenotazione per fascia oraria, gestione degli esemplari, fatturazione per membro.

Licenze federali

Segui le licenze dei tuoi soci (multi-federazione, multi-sport), i certificati medici associati e le loro date di validità.

Sponsor & partner

Registro dei partner, livelli di partnership, vetrina pubblica, monitoraggio degli incassi di sponsorizzazione e generazione di convenzioni.

Raccoglitore documenti del club

Lo scaffale comune del club: statuto, regolamento interno, verbali d'assemblea, modelli di lettera. Il personale del club pubblica (titolo, descrizione, versione, etichette, file allegato) e ogni membro legge. Qui non esistono documenti riservati né circuiti di approvazione: ciò che viene depositato è visibile a tutti i soci.

8. Contabilità e tesoreria

Il modulo contabilità tiene un giornale di cassa (entrate/uscite) alimentato automaticamente dai pagamenti online e completato dalle tue registrazioni manuali. Categorie adattate per paese, chiusure di periodo bloccate, esportazioni per il tuo commercialista. Accessibile all'amministratore e al sotto-ruolo tesoriere.

9. Abbonamento del club

Ogni club inizia con 60 giorni di prova gratuita, senza carta di credito e con tutte le funzioni del piano Pro. In seguito, l'abbonamento del club è gestito dal suo amministratore dal proprio account SmartFalco; un cambio di piano si applica con adeguamento pro rata. Se si raggiunge una quota, nulla viene cancellato: un piano più ampio permette semplicemente di creare di nuovo. Senza abbonamento alla fine della prova, il club passa in sola lettura: tutto resta consultabile ed esportabile, ma non si può più creare né modificare nulla.

10. Backup e dati

• I dati del club sono ospitati in Europa e salvati automaticamente.
• Conformità GDPR: ogni membro può esportare o eliminare i propri dati personali (vedi l'informativa sulla privacy).
• La moderazione dei contenuti pubblicati (annunci, messaggi) ti permette di gestire le segnalazioni dei membri.

11. Trovare aiuto

L'applicazione porta con sé la propria assistenza: la voce Assistenza, fissata in fondo al menu laterale.

• Domande frequenti, con un filtro « Aiuto su questa schermata » che mostra solo ciò che riguarda la pagina da cui arrivi.
• Segnala un problema — descrivi cosa non va; la risposta arriva in « Le mie segnalazioni ». L'icona 🐞 della barra allega una schermata della pagina interessata.
• Manuale utente — questa guida, aperta alla pagina del tuo ruolo e nella tua lingua.