Guida dell'amministratore

1. Creare il tuo club

Dopo la creazione del tuo account, scegli « Crea un club ». Un assistente ti guida in pochi passaggi :

Identità del club — nome, descrizione, indirizzo, logo.
Stagione — SmartFalco crea automaticamente una stagione annuale (per impostazione predefinita da settembre a giugno); puoi modificarne le date. Corsi e quote associative vi si collegano.
Configurazione di base — i moduli essenziali sono preattivati.
Pagamenti (facoltativo) — collega un account Stripe per incassare online; puoi farlo anche in seguito.

Il creatore del club diventa automaticamente il suo primo amministratore.

2. Configurare il club e i suoi moduli

In Impostazioni del club scegli quali moduli sono visibili ai tuoi membri: corsi, eventi, negozio, risorse, notizie, annunci, licenze, sponsor, contabilità… La disponibilità di alcuni moduli dipende dal tuo piano di abbonamento.

Moduli personalizzati

Ogni modulo (membri, corsi, eventi…) utilizza un modulo configurabile: puoi aggiungere, rinominare, rendere obbligatori o nascondere dei campi (testo, data, indirizzo, allegato, riferimento…). I tuoi membri compilano solo ciò di cui il tuo club ha bisogno.

Documenti richiesti

Definisci i documenti richiesti (certificato medico, attestato, autorizzazione dei genitori…) all'adesione, all'iscrizione a un corso o evento, o per una licenza. L'app li richiede automaticamente ai membri interessati e tu li convalidi con un clic.

3. Invitare e gestire i membri

Invito via email — dalla rubrica, invia un invito; il destinatario entra nel club con un clic, anche se non ha ancora un account.
Richieste di adesione — le persone che trovano il tuo club possono chiedere di entrarvi; accetti o rifiuti ogni richiesta.
Profili famiglia — un genitore può iscrivere i propri figli con il proprio account; ogni figlio appare come un membro a pieno titolo nella tua rubrica.

La rubrica dei membri centralizza schede, recapiti, stato di adesione, quote e documenti. Puoi contattare un membro con un messaggio interno direttamente dalla sua scheda.

4. Ruoli e sotto-ruoli

Amministratore — accesso completo alla gestione e alle impostazioni del club.
Animatore — crea e gestisce i suoi corsi ed eventi, segue le presenze.
Membro — partecipa alle attività, si iscrive e paga online.

Un animatore può cumulare dei sotto-ruoli :

Professore — identifica gli insegnanti del club (schede HR, collegamento alla stagione).
Tesoriere — dà accesso alla contabilità del club.
Tecnico — per la gestione del materiale e delle risorse.

💡 Un amministratore o animatore è anche un praticante: ritrova le proprie iscrizioni e i propri pagamenti in « Il mio spazio », come ogni membro.

5. Corsi, eventi e tornei

Corsi — attività annuali collegate alla stagione (fasce orarie, capienza, tariffa, professore). Le iscrizioni online possono richiedere documenti e un pagamento.
Eventi — singoli o ricorrenti, gratuiti o a pagamento, con gestione della capienza e promemoria automatici.
Tornei — organizza competizioni interne con iscrizioni dedicate.

6. Pagamenti online (Stripe)

Collega l'account Stripe del tuo club (assistente integrato nelle impostazioni). Gli incassi — quote, iscrizioni a corsi ed eventi, negozio, risorse — arrivano direttamente sull'account Stripe del tuo club; SmartFalco non trattiene alcuna commissione aggiuntiva.

Monitoraggio in tempo reale dei pagamenti e del loro stato.
Rimborsi gestiti dall'app (incluso il rimborso manuale offline).
Possibilità di registrare pagamenti in contanti o con assegno per una visione completa.

7. Negozio, risorse, licenze, sponsor

Negozio online

Vendi attrezzature e prodotti del club. Il catalogo pubblico è condivisibile con un semplice link — i tuoi acquirenti non hanno bisogno di un account per ordinare.

Strutture e attrezzature (beni del club)

Campi, sale, materiale — in prestito o consumabili, gratuiti o a pagamento. Prenotazione per fascia oraria, gestione degli esemplari, fatturazione per membro.

Licenze federali

Segui le licenze dei tuoi soci (multi-federazione, multi-sport), i certificati medici associati e le loro date di validità.

Sponsor & partner

Registro dei partner, livelli di partnership, vetrina pubblica, monitoraggio degli incassi di sponsorizzazione e generazione di convenzioni.

8. Contabilità e tesoreria

Il modulo contabilità tiene un giornale di cassa (entrate/uscite) alimentato automaticamente dai pagamenti online e completato dalle tue registrazioni manuali. Categorie adattate per paese, chiusure di periodo bloccate, esportazioni per il tuo commercialista. Accessibile all'amministratore e al sotto-ruolo tesoriere.

9. Abbonamento del club

SmartFalco è gratuito fino a 10 membri. Oltre, scegli un piano (Starter, Pro, Business) in base alla dimensione del tuo club — vedi la pagina Prezzi. Il cambio di piano si effettua dalle impostazioni del club, con ricalcolo pro rata. Se una quota viene raggiunta, non viene eliminato nulla : l'app ti invita semplicemente a passare al piano superiore.

10. Backup e dati

I dati del club sono ospitati in Europa e salvati automaticamente.
Conformità GDPR: ogni membro può esportare o eliminare i propri dati personali (vedi l'informativa sulla privacy).
La moderazione dei contenuti pubblicati (annunci, messaggi) ti permette di gestire le segnalazioni dei membri.