🛠️ Ghidul administratorului

1. Creați-vă clubul

După crearea contului, alegeți „Creează un club”. Un asistent vă ghidează în câțiva pași :

1. Identitatea clubului — nume, descriere, adresă, logo.
2. Sezon — SmartFalco creează automat un sezon anual (implicit din septembrie până în iunie); puteți ajusta datele acestuia. Cursurile și cotizațiile se leagă de el.
3. Configurare de bază — modulele esențiale sunt pre-activate.
4. Plăți (opțional) — conectați un cont Stripe pentru a încasa online; puteți face acest lucru mai târziu.

Creatorul clubului devine automat primul său administrator.

2. Configurați clubul și modulele sale

În Setările clubului, alegeți ce module sunt vizibile pentru membrii dumneavoastră: cursuri, evenimente, magazin, resurse, noutăți, anunțuri, licențe, sponsori, contabilitate… Disponibilitatea anumitor module depinde de formula dumneavoastră de abonament.

Formulare personalizate

Fiecare modul (membri, cursuri, evenimente…) folosește un formular configurabil: puteți adăuga, redenumi, face obligatorii sau ascunde câmpuri (text, dată, adresă, atașament, referință…). Membrii dumneavoastră completează doar ceea ce are nevoie clubul.

Documente justificative solicitate

Definiți documente necesare (certificat medical, atestat, autorizație parentală…) la aderare, la înscrierea la un curs sau eveniment, sau pentru o licență. Aplicația le solicită automat membrilor vizați și le validați cu un singur clic.

3. Invitați și gestionați membrii

• Invitație prin e-mail — din directorul membrilor, trimiteți o invitație; destinatarul se alătură clubului cu un singur clic, chiar dacă nu are încă un cont.
• Cereri de aderare — persoanele care vă găsesc clubul pot cere să se alăture; acceptați sau refuzați fiecare cerere.
• Profiluri de familie — un părinte își poate înscrie copiii sub propriul cont; fiecare copil apare ca membru de sine stătător în directorul dumneavoastră.

Directorul membrilor centralizează fișe, date de contact, statutul aderării, cotizații și documente. Puteți contacta un membru prin mesaj intern direct din fișa sa.

4. Roluri și sub-roluri

• Administrator — acces complet la gestionarea și setările clubului.
• Animator — creează și gestionează cursurile și evenimentele sale, urmărește prezențele.
• Membru — participă la activități, se înscrie și plătește online.

Un animator poate cumula sub-roluri :

• Profesor — identifică profesorii clubului (fișe RU, atașare la sezon).
• Trezorier — oferă acces la contabilitatea clubului.
• Tehnician — pentru gestionarea materialelor și a resurselor.
• Licențe — instrumentează licențele federale și poate deschide documentele pe care o licență le cere (decizia de validare rămâne a administratorului).

5. Cursuri, evenimente și turnee

• Cursuri — activități anuale legate de sezon (intervale orare, capacitate, tarif, profesor). Înscrierile online pot cere documente justificative și o plată.
• Evenimente — punctuale sau recurente, gratuite sau contra cost, cu gestionarea capacității și memento-uri automate.
• Turnee — organizați competiții interne cu înscrieri dedicate.

6. Plăți online (Stripe)

Conectați contul Stripe al clubului dumneavoastră (asistent integrat în setări). Încasările — cotizații, înscrieri la cursuri și evenimente, magazin, resurse — ajung direct în contul Stripe al clubului dumneavoastră; SmartFalco nu percepe niciun comision suplimentar.

• Urmărire în timp real a plăților și a statutului lor.
• Rambursări gestionate din aplicație (inclusiv rambursare manuală offline).
• Posibilitatea de a înregistra plăți în numerar sau prin cec pentru o imagine completă.

7. Magazin, resurse, licențe, sponsori, documente

Magazin online

Vindeți echipamente și produse ale clubului. Catalogul public este partajabil printr-un simplu link — cumpărătorii dumneavoastră nu au nevoie de cont pentru a comanda.

Structuri și echipamente (bunurile clubului)

Terenuri, săli, materiale — în împrumut sau consumabile, gratuite sau contra cost. Rezervare pe intervale orare, gestionarea exemplarelor, facturare per membru.

Licențe federale

Urmăriți licențele membrilor dumneavoastră (multi-federații, multi-sporturi), atestatele medicale asociate și datele lor de valabilitate.

Sponsori & parteneri

Registru al partenerilor, niveluri de parteneriat, vitrină publică, urmărirea încasărilor de sponsorizare și generarea de convenții.

Dosarul de documente al clubului

Raftul comun al clubului: statut, regulament intern, procese-verbale de adunare, modele de scrisori. Personalul clubului publică (titlu, descriere, versiune, etichete, fișier atașat), iar orice membru citește. Aici nu există document confidențial și nici circuit de validare: ce se depune este vizibil pentru toți membrii.

8. Contabilitate și trezorerie

Modulul de contabilitate ține un jurnal de trezorerie (venituri/cheltuieli) alimentat automat de plățile online și completat de înregistrările dumneavoastră manuale. Categorii adaptate pe țări, închideri de perioadă blocate, exporturi pentru expertul dumneavoastră contabil. Accesibil administratorului și sub-rolului trezorier.

9. Abonamentul clubului

Fiecare club începe cu o perioadă de probă gratuită de 60 de zile, fără card bancar și cu toate funcțiile planului Pro. După aceea, abonamentul clubului este gestionat de administratorul său din contul SmartFalco; o schimbare de plan se aplică cu ajustare proporțională. Dacă o cotă este atinsă, nimic nu se șterge: un plan mai larg permite pur și simplu să creați din nou. Fără abonament la sfârșitul perioadei de probă, clubul trece în modul doar citire: totul rămâne consultabil și exportabil, dar nu se mai poate crea sau modifica nimic.

10. Copii de siguranță și date

• Datele clubului sunt găzduite în Europa și salvate automat.
• Conformitate GDPR: fiecare membru își poate exporta sau șterge datele personale (vedeți politica de confidențialitate).
• Moderarea conținuturilor publicate (anunțuri, mesaje) vă permite să tratați semnalările membrilor.

11. Unde găsiți ajutor

Aplicația își poartă propriul ajutor: secțiunea Ajutor, fixată la baza meniului lateral.

• Întrebări frecvente, cu un filtru « Ajutor pentru acest ecran » care arată doar ce privește pagina de unde veniți.
• Semnalați o problemă — descrieți ce nu merge; răspunsul ajunge în « Sesizările mele ». Pictograma 🐞 din bară atașează o captură a ecranului vizat.
• Manual de utilizare — acest ghid, deschis la pagina rolului dumneavoastră și în limba dumneavoastră.