🛠️ Guia do administrador

1. Criar o seu clube

Depois de criar a sua conta, escolha « Criar um clube ». Um assistente guia-o em alguns passos :

1. Identidade do clube — nome, descrição, morada, logótipo.
2. Temporada — o SmartFalco cria automaticamente uma temporada anual (por defeito de setembro a junho); pode ajustar as datas. Os cursos e as quotas ficam-lhe associados.
3. Configuração de base — os módulos essenciais estão pré-ativados.
4. Pagamentos (opcional) — ligue uma conta Stripe para receber online; pode fazê-lo mais tarde.

O criador do clube torna-se automaticamente o seu primeiro administrador.

2. Configurar o clube e os seus módulos

Em Definições do clube, escolhe quais os módulos visíveis para os seus membros: cursos, eventos, loja, recursos, notícias, anúncios classificados, licenças, patrocinadores, contabilidade… A disponibilidade de alguns módulos depende do seu plano de subscrição.

Formulários personalizados

Cada módulo (membros, cursos, eventos…) utiliza um formulário configurável: pode adicionar, renomear, tornar obrigatórios ou ocultar campos (texto, data, morada, anexo, referência…). Os seus membros só preenchem aquilo de que o seu clube precisa.

Documentos justificativos

Defina documentos obrigatórios (atestado médico, declaração, autorização parental…) na adesão, na inscrição num curso ou evento, ou para uma licença. A app pede-os automaticamente aos membros em causa e valida-os com um clique.

3. Convidar e gerir os membros

• Convite por email — a partir do diretório, envie um convite; o destinatário junta-se ao clube com um clique, mesmo que ainda não tenha conta.
• Pedidos de adesão — as pessoas que encontram o seu clube podem pedir para se juntar; aceita ou recusa cada pedido.
• Perfis familiares — um pai/mãe pode inscrever os seus filhos na sua própria conta; cada filho aparece como um membro de pleno direito no seu diretório.

O diretório de membros centraliza fichas, contactos, estado de adesão, quotas e documentos. Pode contactar um membro por mensagem interna diretamente a partir da sua ficha.

4. Funções e subfunções

• Administrador — acesso completo à gestão e às definições do clube.
• Animador — cria e gere os seus cursos e eventos, acompanha as presenças.
• Membro — participa nas atividades, inscreve-se e paga online.

Um animador pode acumular subfunções :

• Professor — identifica os docentes do clube (fichas RH, ligação à temporada).
• Tesoureiro — dá acesso à contabilidade do clube.
• Técnico — para a gestão do material e dos recursos.

5. Cursos, eventos e torneios

• Cursos — atividades anuais ligadas à temporada (horários, capacidade, preço, professor). As inscrições online podem exigir documentos justificativos e um pagamento.
• Eventos — pontuais ou recorrentes, gratuitos ou pagos, com gestão de capacidade e lembretes automáticos.
• Torneios — organize competições internas com inscrições dedicadas.

6. Pagamentos online (Stripe)

Ligue a conta Stripe do seu clube (assistente integrado nas definições). Os recebimentos — quotas, inscrições em cursos e eventos, loja, recursos — chegam diretamente à conta Stripe do seu clube; o SmartFalco não cobra nenhuma comissão adicional.

• Acompanhamento em tempo real dos pagamentos e do seu estado.
• Reembolsos geridos a partir da app (incluindo reembolso manual offline).
• Possibilidade de registar pagamentos em dinheiro ou por cheque para uma visão completa.

7. Loja, recursos, licenças, patrocinadores

Loja online

Venda equipamentos e produtos do clube. O catálogo público é partilhável por um simples link — os seus compradores não precisam de conta para encomendar.

Estruturas e equipamento (bens do clube)

Campos, salas, material — em empréstimo ou consumível, gratuito ou pago. Reserva por horário, gestão de exemplares, faturação por membro.

Licenças federativas

Acompanhe as licenças dos seus membros (multi-federações, multi-desportos), os atestados médicos associados e as respetivas datas de validade.

Patrocinadores & parceiros

Registo de parceiros, níveis de parceria, montra pública, acompanhamento dos recebimentos de patrocínio e geração de acordos.

8. Contabilidade e tesouraria

O módulo de contabilidade mantém um diário de tesouraria (receitas/despesas) alimentado automaticamente pelos pagamentos online e completado pelos seus lançamentos manuais. Categorias adaptadas por país, fechos de período bloqueados, exportações para o seu contabilista. Acessível ao administrador e à subfunção tesoureiro.

9. Subscrição do clube

O SmartFalco é gratuito até 10 membros. Para além disso, escolha um plano (Starter, Pro, Business) conforme a dimensão do seu clube — consulte a página Preços. A mudança de plano faz-se a partir das definições do clube, com ajuste proporcional. Se um limite for atingido, nada é apagado : a app convida-o simplesmente a passar ao plano superior.

10. Cópias de segurança e dados

• Os dados do clube são alojados na Europa e guardados automaticamente em cópias de segurança.
• Conformidade RGPD: cada membro pode exportar ou apagar os seus dados pessoais (consulte a política de privacidade).
• A moderação dos conteúdos publicados (anúncios, mensagens) permite-lhe tratar as denúncias dos membros.