🛠️ Guía del administrador

1. Crear tu club

Tras crear tu cuenta, elige « Crear un club ». Un asistente te guía en unos pocos pasos:

1. Identidad del club — nombre, descripción, dirección, logo.
2. Temporada — SmartFalco crea automáticamente una temporada anual (por defecto de septiembre a junio); puedes ajustar sus fechas. Los cursos y cuotas se vinculan a ella.
3. Configuración básica — los módulos esenciales vienen preactivados.
4. Pagos (opcional) — conecta una cuenta de Stripe para cobrar en línea; puedes hacerlo más adelante.

El creador del club se convierte automáticamente en su primer administrador.

2. Configurar el club y sus módulos

En Ajustes del club, eliges qué módulos son visibles para tus miembros: cursos, eventos, tienda, recursos, noticias, anuncios clasificados, licencias, patrocinadores, contabilidad… La disponibilidad de algunos módulos depende de tu plan de suscripción.

Formularios personalizados

Cada módulo (miembros, cursos, eventos…) utiliza un formulario configurable: puedes añadir, renombrar, hacer obligatorios u ocultar campos (texto, fecha, dirección, archivo adjunto, referencia…). Tus miembros solo rellenan lo que tu club necesita.

Justificantes solicitados

Define documentos requeridos (certificado médico, declaración, autorización parental…) para la afiliación, la inscripción a un curso o evento, o para una licencia. La app los solicita automáticamente a los miembros afectados y tú los validas con un clic.

3. Invitar y gestionar a los miembros

• Invitación por email — desde el directorio, envía una invitación; el destinatario se une al club con un clic, incluso si aún no tiene cuenta.
• Solicitudes de afiliación — las personas que encuentran tu club pueden pedir unirse; tú aceptas o rechazas cada solicitud.
• Perfiles familiares — un padre o madre puede inscribir a sus hijos bajo su propia cuenta; cada hijo aparece como un miembro de pleno derecho en tu directorio.

El directorio de miembros centraliza fichas, datos de contacto, estado de afiliación, cuotas y documentos. Puedes contactar con un miembro por mensaje interno directamente desde su ficha.

4. Roles y subroles

• Administrador — acceso completo a la gestión y a los ajustes del club.
• Animador — crea y gestiona sus cursos y eventos, hace seguimiento de las asistencias.
• Miembro — participa en las actividades, se inscribe y paga en línea.

Un animador puede acumular subroles:

• Profesor — identifica a los docentes del club (fichas de RR. HH., vinculación a la temporada).
• Tesorero — da acceso a la contabilidad del club.
• Técnico — para la gestión del material y de los recursos.
• Licencias — instruye las licencias federativas y puede abrir los documentos que una licencia exige (la decisión de validación sigue siendo del administrador).

5. Cursos, eventos y torneos

• Cursos — actividades anuales vinculadas a la temporada (franjas horarias, capacidad, tarifa, profesor). Las inscripciones en línea pueden exigir justificantes y un pago.
• Eventos — puntuales o recurrentes, gratuitos o de pago, con gestión de capacidad y recordatorios automáticos.
• Torneos — organiza competiciones internas con inscripciones dedicadas.

6. Pagos en línea (Stripe)

Conecta la cuenta de Stripe de tu club (asistente integrado en los ajustes). Los cobros — cuotas, inscripciones a cursos y eventos, tienda, recursos — llegan directamente a la cuenta de Stripe de tu club; SmartFalco no cobra ninguna comisión adicional.

• Seguimiento en tiempo real de los pagos y de su estado.
• Reembolsos gestionados desde la app (incluido el reembolso manual fuera de línea).
• Posibilidad de registrar pagos en efectivo o por cheque para una visión completa.

7. Tienda, recursos, licencias, patrocinadores, documentos

Tienda en línea

Vende equipamiento y productos del club. El catálogo público se puede compartir con un simple enlace — tus compradores no necesitan cuenta para hacer un pedido.

Estructuras y equipamiento (bienes del club)

Pistas, salas, material — en préstamo o consumible, gratuito o de pago. Reserva por franja horaria, gestión de ejemplares, facturación por miembro.

Licencias federativas

Haz seguimiento de las licencias de tus miembros (multi-federación, multi-deporte), de los certificados médicos asociados y de sus fechas de validez.

Patrocinadores y colaboradores

Registro de colaboradores, niveles de patrocinio, escaparate público, seguimiento de los cobros de patrocinio y generación de convenios.

Archivador de documentos del club

La estantería común del club: estatutos, reglamento interno, actas de asamblea, modelos de carta. El personal del club publica (título, descripción, versión, etiquetas, archivo adjunto) y todo miembro lee. Aquí no hay documento confidencial ni circuito de validación: lo que se deposita es visible para todos los socios.

8. Contabilidad y tesorería

El módulo de contabilidad lleva un libro de tesorería (ingresos/gastos) alimentado automáticamente por los pagos en línea y completado con tus apuntes manuales. Categorías adaptadas por país, cierres de periodo bloqueados, exportaciones para tu asesor contable. Accesible para el administrador y el subrol tesorero.

9. Suscripción del club

Todo club empieza con 60 días de prueba gratuita, sin tarjeta bancaria y con todas las funciones del plan Pro. Después, la suscripción del club la gestiona su administrador desde su cuenta SmartFalco; un cambio de plan se aplica con ajuste prorrateado. Si se alcanza una cuota, no se borra nada: un plan más amplio simplemente permite volver a crear. Sin suscripción al final de la prueba, el club pasa a solo lectura: todo sigue siendo consultable y exportable, pero ya no se puede crear ni modificar nada.

10. Copias de seguridad y datos

• Los datos del club están alojados en Europa y se guardan automáticamente.
• Conformidad RGPD: cada miembro puede exportar o eliminar sus datos personales (consulta la política de privacidad).
• La moderación de los contenidos publicados (anuncios, mensajes) te permite tratar las denuncias de los miembros.

11. Encontrar ayuda

La aplicación lleva su propia ayuda: la sección Ayuda, fijada al final del menú lateral.

• Preguntas frecuentes, con un filtro « Ayuda sobre esta pantalla » que solo muestra lo relativo a la página de la que viene.
• Informar de un problema — describa lo que no funciona; la respuesta llega a « Mis informes ». El icono 🐞 de la barra adjunta una captura de la pantalla en cuestión.
• Manual de usuario — esta guía, abierta en la página de su rol y en su idioma.